Zeiterfassung für Reinigungsunternehmen: Der Leitfaden 2026 – Pflichten, Kalkulation, Einführung

Zeiterfassung für Reinigungsunternehmen funktioniert anders als in jedem Büro. Ihre Mitarbeiter beginnen um fünf Uhr früh in einem Bürohaus, wechseln mittags in eine Arztpraxis und reinigen abends ein Treppenhaus – oft allein, ohne Vorgesetzten vor Ort und mit Einsätzen zwischen 20 Minuten und acht Stunden. Gleichzeitig verlangt der Gesetzgeber lückenlose Aufzeichnungen, der Auftraggeber einen Leistungsnachweis und Ihre Kalkulation die echten Stunden je Objekt.

Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaber, Geschäftsführer und Objektleiter von Reinigungsfirmen in Österreich und Deutschland. Er beantwortet drei Fragen: Was müssen Sie aufzeichnen? Was sollten Sie aufzeichnen, um Geld zu verdienen? Und wie stellen Sie um, ohne Ihren Betrieb lahmzulegen?

Das Wichtigste in Kürze
✅ Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden für jede Reinigungskraft aufgezeichnet – auch für Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte.
✅ In Deutschland zählt die Gebäudereinigung zu den Branchen mit erweiterter Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.
✅ Wer Zeiten nicht pro Objekt erfasst, sieht nicht, welche Aufträge Geld kosten.
✅ Im Objekt bewährt sich eine App mit NFC-Tag: Stempeln in Sekunden, Standortnachweis ohne Dauerortung.
✅ Die Einführung dauert Tage, nicht Monate – wenn Sie mit einem Pilotobjekt starten.

Warum Reinigungsunternehmen eine eigene Zeiterfassung brauchen

Eine Zeiterfassung, die für das Büro gebaut wurde, geht von einem festen Arbeitsplatz, einer Kernarbeitszeit und einem Mitarbeiter mit Firmen-E-Mail aus. Nichts davon trifft auf eine Reinigungsfirma zu. Typisch sind:

• Viele kleine Objekte statt eines Standorts – eine Reinigungskraft betreut oft drei bis fünf Objekte am Tag.
• Randzeiten – früh morgens und abends, wenn beim Kunden niemand mehr ist, der die Anwesenheit bestätigen könnte.
• Teilzeit und geringfügige Beschäftigung – viele kurze Einsätze, deren Minuten sich zu einem großen Lohnposten summieren.
• Hohe Fluktuation – neue Mitarbeiter müssen am ersten Tag richtig stempeln, ohne Schulung.
• Mehrsprachige Teams – eine rein deutschsprachige Oberfläche wird falsch oder gar nicht bedient.
• Auftraggeber mit Nachweiswünschen – Hausverwaltungen, Facility-Management-Firmen und öffentliche Auftraggeber wollen belegt haben, dass gereinigt wurde.

Eine gute Zeiterfassung für die Reinigung löst deshalb nicht nur die Frage „Wie viele Stunden hat Frau K. gearbeitet?“, sondern auch „Wie viele Stunden hat Objekt X diesen Monat gekostet – und kann ich das dem Kunden belegen?“.

Was Reinigungsunternehmen aufzeichnen müssen

Nach dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (C-55/18, „Stechuhr-Urteil“) müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Die Umsetzung unterscheidet sich zwischen Österreich und Deutschland:

Für Reinigungsfirmen in Deutschland ist die zweite Zeile entscheidend: Weil das Gebäudereinigungsgewerbe in § 2a SchwarzArbG genannt ist, gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG für alle Beschäftigten – nicht nur für Minijobber. Dazu kommen die Sofortmeldung zur Sozialversicherung und die Pflicht der Mitarbeiter, Ausweispapiere mitzuführen.

In Österreich prüft das Arbeitsinspektorat die Arbeitszeitaufzeichnungen. Bei Lohnkontrollen sind sie zudem der Beleg dafür, dass die geleisteten Stunden nach Kollektivvertrag entlohnt wurden.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt, was eine Zeiterfassung dokumentiert, und gibt einen allgemeinen Überblick – keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Gesetze in ihrer jeweils geltenden Fassung und Ihr Kollektiv- bzw. Tarifvertrag. Für Einzelfragen wenden Sie sich an Ihre Interessenvertretung, Ihren Steuerberater oder eine Rechtsanwältin.

Vier Zeiten, die ein Reinigungsunternehmen sauber trennen sollte

Die meisten Fehler in der Lohnverrechnung und der Objektkalkulation entstehen, weil unterschiedliche Zeiten in einen Topf geworfen werden. Eine brauchbare Arbeitszeiterfassung in der Gebäudereinigung unterscheidet mindestens:

1. Arbeitszeit gesamt – Grundlage für Lohn, Überstunden und die gesetzliche Aufzeichnung.
2. Objektzeit – wie lange die Reinigungskraft in welchem Objekt war. Grundlage für Kalkulation und Leistungsnachweis.
3. Fahrtzeit zwischen den Objekten – wer während der Arbeitszeit von Objekt A zu Objekt B fährt, arbeitet in der Regel. Diese Zeit gehört in den Lohn, aber nicht in die Objektzeit – sonst wirkt das zweite Objekt teurer, als es ist.
4. Pausen – gesetzlich vorgeschrieben und bei Kontrollen ein häufiger Beanstandungspunkt.

Mit Stundenzetteln auf Papier ist diese Trennung praktisch nicht zu leisten. Eine App, bei der sich die Reinigungskraft je Objekt ein- und ausstempelt, liefert sie automatisch: Die Lücke zwischen zwei Objekten ist die Fahrtzeit, die Summe aller Einsätze plus Fahrten die Arbeitszeit.

Objektkalkulation: Wo Reinigungsfirmen unbemerkt Geld verlieren

Reinigungsaufträge werden auf Basis von Leistungswerten kalkuliert – so viele Quadratmeter pro Stunde, so viele Stunden pro Woche. Ob diese Kalkulation stimmt, zeigt erst die objektbezogene Zeiterfassung. Ein Rechenbeispiel:

Die Zahlen sind ein Beispiel, keine Branchenkennzahl. Sie zeigen aber das Muster: 48 Minuten pro Reinigung fallen im Alltag niemandem auf. Über ein Jahr und zwanzig Objekte entscheiden sie darüber, ob Ihr Betrieb Gewinn macht.

Mit Objektzeiten können Sie:

• Soll und Ist je Objekt monatlich vergleichen und Ausreißer sofort erkennen,
• vor der Vertragsverlängerung mit echten Zahlen nachverhandeln,
• neue Angebote mit Ihren eigenen Leistungswerten statt mit Schätzungen kalkulieren,
• Mehraufwand (Sonderreinigung, Veranstaltung, Baustaub) belegen und verrechnen.

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Leistungsnachweis: Die Zeiterfassung als Argument gegenüber dem Auftraggeber

„Bei uns wurde am Dienstag nicht gereinigt.“ Ohne Nachweis steht in diesem Gespräch Aussage gegen Aussage. Mit einem digitalen Reinigungsnachweis zeigen Sie: Die Reinigungskraft war von 18:04 bis 20:11 Uhr im Objekt, gestempelt am NFC-Tag im Eingangsbereich – auf Wunsch mit Foto des Ergebnisses.

Viele Auftraggeber legen auf einen solchen Nachweis großen Wert. Wer ihn auf Knopfdruck liefert, statt Kontrollbücher einzusammeln, spart Zeit und hat in Vertragsgesprächen die besseren Argumente.

Papier, Terminal, GPS oder NFC: Welche Methode funktioniert im Objekt?

Für die meisten Reinigungsfirmen ist die Kombination aus App und NFC-Tag die beste Wahl: Der Tag hängt im Objekt, die Reinigungskraft hält ihr Smartphone daran, der Einsatz ist dem richtigen Objekt zugeordnet. Mehr dazu im Beitrag NFC & Standort-Check-in. Wo kein Tag angebracht werden kann, ergänzt ein GPS-Standortnachweis im Moment des Stempelns.

Datenschutz: Auch ein Standort beim Stempeln ist ein personenbezogenes Datum. Die DSGVO verlangt, dass Sie Ihre Mitarbeiter vorab informieren, welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden, und dass Sie nur so viel erheben, wie für diesen Zweck nötig ist. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeit ist für die Zeiterfassung nicht erforderlich.

Checkliste: 10 Kriterien für die richtige Zeiterfassung

Bevor Sie sich für eine Zeiterfassung für Ihre Reinigungsfirma entscheiden, prüfen Sie diese Punkte:

1. Objektbezug: Wird jede Stempelung automatisch einem Objekt zugeordnet?
2. Standortnachweis: NFC und/oder Standort beim Stempeln – ohne permanente Ortung?
3. Bedienung ohne Schulung: Versteht eine neue Reinigungskraft die App in fünf Minuten?
4. Mehrsprachigkeit: Sieht jeder Mitarbeiter die App in seiner Sprache?
5. Ohne E-Mail-Adresse nutzbar: Viele Reinigungskräfte haben keine – oder wollen sie nicht angeben.
6. Einsatzplanung: Lassen sich Einsätze planen und automatisch mit den tatsächlichen Zeiten abgleichen?
7. Leistungsnachweis: Export je Objekt, Kunde und Zeitraum auf Knopfdruck?
8. Lohnverrechnung: Kommen die Stunden fertig aufbereitet bei Lohnbüro oder Steuerberater an?
9. Datenschutz: DSGVO-konform, Hosting in der EU, klare Rollen und Rechte?
10. Preis pro Mitarbeiter: Rechnet sich das Modell auch mit vielen Teilzeitkräften?

Eine ausführlichere Liste finden Sie in der Checkliste Was muss eine Zeiterfassungs-App können? – und was Jobilino für Ihre Teamgröße kostet, rechnet Ihnen die Preisseite in Sekunden aus.

Einführung in fünf Schritten

1. Objekte anlegen. Erfassen Sie Ihre Objekte mit Adresse und Auftraggeber. Beginnen Sie mit den fünf bis zehn wichtigsten.
2. Mitbestimmung und Datenschutz klären. Gibt es einen Betriebsrat, ist er einzubinden: In Deutschland hat er bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), in Österreich ist in der Regel eine Betriebsvereinbarung nötig (§§ 96, 96a ArbVG). Informieren Sie alle Mitarbeiter schriftlich, welche Daten erfasst werden – und welche nicht.
3. Mit einem Pilotobjekt starten. Ein Objekt, ein Team, zwei Wochen. Hier zeigt sich, wo der NFC-Tag hängen muss und welche Fragen die Mitarbeiter haben.
4. NFC-Tags anbringen und ausrollen. Ein Tag pro Objekt an einer gut erreichbaren Stelle, etwa im Putzraum oder am Eingang. Danach werden alle Mitarbeiter eingeladen.
5. Ersten Monat auswerten. Vergleichen Sie die Objektzeiten mit Ihrer Kalkulation und übergeben Sie die Stunden an die Lohnverrechnung. Spätestens jetzt sehen Sie, welche Objekte nachverhandelt werden sollten.

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Typische Fehler bei der Umstellung

• Alles auf einmal: Wer mit allen Objekten gleichzeitig startet, hat eine Woche lang nur Rückfragen.
• Überwachung statt Nachweis: Eine dauerhafte GPS-Ortung schreckt ab und ist datenschutzrechtlich heikel. Erfasst wird der Standort beim Stempeln – nicht der Weg dazwischen.
• Fahrtzeiten vergessen: Werden Wege zwischen Objekten nicht erfasst, fehlt Arbeitszeit im Lohn – ein Risiko bei jeder Kontrolle.
• Papier parallel weiterführen: Zwei Systeme bedeuten doppelte Arbeit und widersprüchliche Daten. Setzen Sie einen festen Stichtag.

Fazit: Zeiterfassung ist in der Reinigung ein Steuerungsinstrument

Für Reinigungsunternehmen ist die Zeiterfassung kein lästiger Verwaltungsaufwand, sondern das Werkzeug, das drei Dinge gleichzeitig erledigt: Sie erfüllt die Aufzeichnungspflicht, sie liefert dem Auftraggeber den Leistungsnachweis, und sie zeigt Ihnen, welche Objekte Geld verdienen und welche nicht.

Jobilino wurde für genau diese Situation gebaut: Stempeln per App und NFC direkt im Objekt, objektbezogene Auswertung, digitale Einsatzplanung, Leistungsnachweis auf Knopfdruck – mehrsprachig und ohne E-Mail-Adresse für Ihre Mitarbeiter.

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