„Excel kostet ja nichts.“
Diesen Satz höre ich in Gesprächen mit Geschäftsführern und HR-Managern immer wieder. Er ist der Hauptgrund, warum in unzähligen Unternehmen – vom 10-Personen-Handwerksbetrieb bis zur 50-Kopf-Agentur – immer noch Excel-Tabellen gepflegt, Stundenzettel ausgefüllt und am Monatsende mühsam abgetippt werden.
Auf den ersten Blick macht das Sinn: Die Microsoft Office-Lizenz ist sowieso da. Eine spezialisierte Zeiterfassungs-Software hingegen kostet eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Die Rechnung scheint einfach.
Doch sie ist falsch.
Das Problem an der „Excel-ist-gratis“-Logik ist, dass sie nur die Lizenzkosten betrachtet, aber die Prozesskosten völlig ignoriert. Und genau dort, im Arbeitsalltag eurer Mitarbeiter und eurer Verwaltung, frisst die manuelle Zeiterfassung still und heimlich eure Marge auf.
Die 4 apokalyptischen Reiter der manuellen Zeiterfassung
Wenn wir die Prozesse in Unternehmen analysieren, stoßen wir immer wieder auf die gleichen vier Zeitfresser, die durch Excel-Tabellen und Papierzettel verursacht werden. Es sind die versteckten Kosten, die auf keiner Software-Rechnung auftauchen, aber euren Gewinn schmälern.
1. Das „Hinterherlaufen“: Der tägliche Admin-Spagat
Wer kennt es nicht? Es ist Freitagabend oder, noch schlimmer, der Letzte des Monats. Die Buchhaltung braucht die Stunden. Was folgt, ist eine Kette von E-Mails, Slack-Nachrichten oder Rufen durch den Flur: „Hast du deine Zeiten schon eingetragen?“ „Wo ist dein Stundenzettel?“
Das kostet nicht nur die Zeit des Administrators, sondern unterbricht auch die Arbeit der Mitarbeiter. Dieser ständige Admin-Spagat ist ineffizient und nervtötend.
2. Nachträge & Korrekturen: Das Spiel mit der Vergesslichkeit
Hand aufs Herz: Wer trägt seine Zeiten wirklich jeden Tag pünktlich um 17:00 Uhr ein? Die Realität sieht anders aus. Zeiten werden am Ende der Woche „aus dem Kopf“ nachgetragen. Das Ergebnis sind ungenaue Daten („Das waren ungefähr 4 Stunden für Projekt X“).
Hinzu kommen unleserliche Handschriften auf Zetteln, Zahlendreher beim Übertragen in die Master-Excel-Tabelle und Formelfehler, die sich unbemerkt einschleichen. Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Immer.
3. Streitfälle: Fehlende Transparenz schafft Misstrauen
Wenn Daten ungenau sind oder nachträglich korrigiert werden müssen, ist Diskussionspotenzial vorprogrammiert. „Ich war aber am Dienstag bis 19 Uhr da, um das Projekt fertigzumachen!“ – „In der Tabelle stehen aber nur 8 Stunden.“
Solche Diskussionen sind unangenehm, kosten wertvolle Arbeitszeit und vergiften das Betriebsklima. Eine moderne App bietet Transparenz in Echtzeit: Jeder sieht, was erfasst wurde. Viele Diskussionen erledigen sich damit von selbst.
4. Die Auswertungs-Hölle am Monatsende
Das ist der Moment, in dem die wahren Kosten der Excel-Tabelle sichtbar werden. Ein Mitarbeiter (oft die Büroleitung oder der Chef selbst) verbringt Stunden damit, die Daten aus 15, 30 oder 50 verschiedenen Excel-Dateien oder Zetteln zusammenzuführen.
Es müssen Summen gebildet, Überstundenkonten abgeglichen, Urlaubsstage gegengerechnet und die Daten für die Lohnverrechnung aufbereitet werden. Dieser Prozess ist ein monatlicher Albtraum, der erhebliche Lohnkosten verursacht – für eine rein administrative Tätigkeit.
Ein konservatives Rechenbeispiel: Excel vs. App
Lassen wir die Theorie beiseite und schauen uns ein Beispiel an. In unserem LinkedIn-Post haben wir mit angenommenen Zeitwerten ein Beispiel für ein Team von 15 Mitarbeitern durchgerechnet.
Hier ist die Grafik dazu:
Das Ergebnis dieses Beispiels:
- Mit Excel verbringt das Team (Mitarbeiter + Admin) bei angenommenen 40 Minuten pro Kopf und Woche Zeit nur mit dem Prozess der Zeiterfassung.
- Bei 15 Mitarbeitern sind das 10 Stunden pro Woche.
- Im Monat sprechen wir von rund 40 Stunden – also etwa einer kompletten Arbeitswoche eines Vollzeit-Mitarbeiters!
Rechne das mit dem durchschnittlichen Stundensatz deiner Mitarbeiter hoch – und setze deine eigenen Zeitwerte ein. Du wirst feststellen, dass die Kosten für eine moderne Zeiterfassungs-App (die oft nur wenige Euro pro Nutzer/Monat kostet) meist ein Schnäppchen sind im Vergleich zu den Lohnkosten, die du für das reine Verwalten von Excel-Tabellen verbrennst.