Was kostet digitale Zeiterfassung? Preise, Modelle und versteckte Kosten im Überblick

Wer digitale Zeiterfassung einführen will, stellt früh die Frage nach dem Preis – und bekommt selten eine klare Antwort. Preislisten nennen einen Betrag „ab“, verschweigen Mindestlaufzeiten oder verstecken Setup-Gebühren im Kleingedruckten. Dieser Beitrag ordnet die gängigen Preismodelle ein, nennt die Kostenfaktoren, die neben der Lizenz anfallen, und zeigt am Beispiel von Jobilino, was Zeiterfassung für einen Betrieb mit 10 oder 30 Mitarbeitenden tatsächlich kostet.

Die drei Preismodelle am Markt

Pro Nutzer und Monat. Das verbreitetste Modell für Cloud-Software: Jeder Mitarbeitende, der Zeiten erfasst, kostet einen festen Betrag pro Monat. Der Preis wächst mit dem Betrieb, bleibt aber planbar, und bei Saisonbetrieben lässt sich die Zahl der Nutzer monatlich anpassen. Entscheidend ist, ob nur aktive Mitarbeitende zählen oder alle angelegten Konten.

Pro Gerät oder Terminal. Klassische Stempeluhren werden pro Standort abgerechnet – oft als Hardwarekauf plus Wartungspauschale. Für einen einzelnen Betriebsstandort günstig, für Teams auf Baustellen, in Objekten oder im Außendienst unpraktisch, weil das Gerät dort steht, wo das Team gerade nicht ist.

Einmalkauf oder eigener Server. Eine Lizenz wird einmal bezahlt, dazu kommen Installation, Updates, Backups und ein Server, den jemand betreuen muss. Der Einstiegspreis wirkt niedrig, die laufenden Kosten liegen beim Betrieb selbst.

Welche Kosten neben der Lizenz anfallen

• Hardware. Bei App-basierten Lösungen nutzen die Mitarbeitenden ihr eigenes Smartphone oder ein Firmengerät. NFC-Tags für das Ein- und Ausstempeln am Einsatzort kosten wenige Euro pro Stück. Ein Wandterminal ist optional und nur dort sinnvoll, wo alle am selben Ort beginnen.
• Einrichtung und Schulung. Manche Anbieter berechnen ein Onboarding-Paket oder einen Einrichtungstag. Fragen Sie konkret: Gibt es eine Setup-Gebühr? Wie lange dauert es, bis das Team stempelt?
• Zusatzmodule. Projektzeiten, Urlaubsverwaltung, Fahrtenbuch oder Fotodokumentation sind häufig Add-ons. Entscheidend ist, ob Sie sie einzeln dazubuchen können oder ein ganzes Paket höher einsteigen müssen.
• Schnittstelle zur Lohnverrechnung. Ein Export für Ihr Lohnprogramm spart jeden Monat Stunden an Übertragungsarbeit. Prüfen Sie, ob er im Paket enthalten ist und welche Programme unterstützt werden.
• Vertragslaufzeit. Ein scheinbar günstiger Monatspreis gilt oft nur bei zwölf oder 24 Monaten Bindung. Monatlich kündbar heißt: Sie können jederzeit aussteigen, wenn die Lösung nicht passt.
• Support. Telefonischer Support ist bei manchen Anbietern ein kostenpflichtiges Paket. Klären Sie, wen Ihr Team erreicht, wenn am Montagmorgen etwas nicht funktioniert.

Was Jobilino kostet

Jobilino rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab, ohne Setup-Gebühr und monatlich kündbar. Es gibt drei Pakete, deren Preis mit der Teamgröße sinkt:

Alle Preise pro Mitarbeiter und Monat, exklusive Umsatzsteuer. Ab 2.001 Mitarbeitenden gibt es ein individuelles Angebot.

• Basic deckt das Stempeln per App, NFC und Web-Stempeluhr ab – offline-fähig, mit Pausen- und Überstundenberechnung und Exporten für die Auswertung.
• Premium enthält zusätzlich Lohn-Export, Projektzeiterfassung, Standortnachweis per NFC, Fotodokumentation, Genehmigungsworkflow, Urlaubsverwaltung und Fahrtenbuch.
• Business ergänzt die offene API, Webhooks, Einzelanmeldung (SSO) und digitale Projektakte für Betriebe, die Zeiterfassung an eigene Systeme anbinden.

Wer mit Basic auskommt, aber eine einzelne Premium-Funktion braucht, bucht sie als Add-on dazu: Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch kosten je 2,99 €, Urlaubsverwaltung und Fotodokumentation je 1,99 €, SMS-Benachrichtigungen 0,99 € – jeweils pro Mitarbeiter und Monat.

Zwei Regeln, die Sie kennen sollten: Kleine Teams zahlen pauschal den Preis für fünf Mitarbeitende, die Beträge oben gelten also auch für zwei oder drei Personen. Und bei jährlicher Zahlung werden elf statt zwölf Monate berechnet – ein Monat ist geschenkt.

Rechenbeispiel: 10 und 30 Mitarbeitende

Ein Reinigungsbetrieb mit 10 Mitarbeitenden zahlt bei monatlicher Zahlung:

• Basic: 10 × 5,99 € = 59,90 € pro Monat
• Premium: 10 × 13,99 € = 139,90 € pro Monat
• Business: 10 × 18,99 € = 189,90 € pro Monat

Bei jährlicher Zahlung sinkt Premium auf 12,82 € pro Mitarbeiter, also 128,24 € pro Monat.

Ein Bauunternehmen mit 30 Mitarbeitenden rutscht in die nächste Staffel:

• Basic: 30 × 4,99 € = 149,70 € pro Monat
• Premium: 30 × 12,99 € = 389,70 € pro Monat
• Business: 30 × 17,99 € = 539,70 € pro Monat

Alle Beträge exklusive Umsatzsteuer. Es kommen keine Einrichtungs-, Hardware- oder Supportkosten dazu; NFC-Tags beschaffen Sie bei Bedarf selbst für wenige Euro.

Was Zettel und Excel kosten

Papier und Tabellen wirken kostenlos, verursachen aber Arbeitszeit im Büro. Ein Rechenbeispiel mit eigenen Annahmen – keine Statistik, sondern eine Überschlagsrechnung, die Sie mit Ihren Zahlen wiederholen können: Wer für 20 Mitarbeitende jede Woche drei Stunden braucht, um Stundenzettel zu sammeln, zu entziffern und in die Lohnverrechnung zu übertragen, bindet bei angenommenen 30 € Vollkosten pro Bürostunde rund 90 € pro Woche, also etwa 390 € im Monat. Premium für 20 Mitarbeitende kostet 279,80 € – und liefert die Daten in Echtzeit, mit Nachweis, wer wann wo gestempelt hat.

Dazu kommen die Posten, die sich schwer beziffern lassen: Nachfragen bei unleserlichen Zetteln, Korrekturen nach der Abrechnung, fehlende Nachweise bei einer Prüfung oder im Streitfall mit einem Mitarbeitenden. Eine lückenlose Aufzeichnung ist keine Komfortfunktion, sondern die Grundlage für jede Lohnabrechnung.

Woran Sie ein faires Preismodell erkennen

• Der Preis steht öffentlich auf der Website, nicht erst im Angebot.
• Es gibt keine Setup-Gebühr und keine Mindestlaufzeit.
• Sie zahlen nur für aktive Mitarbeitende und können die Zahl monatlich anpassen.
• Staffelpreise sind ausgewiesen, nicht Verhandlungssache.
• Sie können die Software vor dem Kauf mit Ihrem Team testen – ohne Kreditkarte.