Toleranzfenster Arbeitsbeginn: Stempelung und geplante Einsatzzeit

Es vergleicht zwei Zeiten

Bei jeder Echtzeit-Stempelung prüft Jobilino, ob für diesen Tag eine Einsatzzeit geplant ist. Liegt eine vor, entscheidet der Abstand zwischen Plan und Stempelung, welche Zeit gezählt wird.

Tipp: Ohne Planung passiert nichts: Dann zählt die Stempelung, wie sie ist.

Die reale Stempelung bleibt erhalten

Wird eine andere Zeit angerechnet als gestempelt, speichert Jobilino beide. Die reale Stempelzeit steht weiterhin am Eintrag und ist in dessen Zeitleiste protokolliert.

Tipp: Nichts wird überschrieben. Das ist die Grundlage dafür, dass eine Anrechnung später überprüfbar und aufhebbar bleibt.

Nur beim Einstempeln in Echtzeit

Die Regel greift ausschließlich bei einer Stempelung per App, Web oder NFC. Manuell erfasste Zeiten und ganztägige Einträge werden nie angepasst – sie sind der vorgesehene Korrekturweg.

Tipp: Auch das Ausstempeln bleibt unberührt. Das Toleranzfenster betrifft nur den Arbeitsbeginn.

Aus der Disposition

Ist für den Tag ein Tagesplan abgeschlossen, liefert die früheste dort geplante Schicht die Einsatzzeit. Ein Entwurf zählt nicht – erst der abgeschlossene Plan gilt als verbindlich.

Tipp: Die Disposition hat Vorrang: Gibt es dort einen Treffer, wird die Schichtplanung nicht mehr herangezogen.

Sonst aus der Schichtplanung

Ohne passenden Dispo-Plan greift Jobilino auf die Schichtplanung zurück – auf die früheste nicht abgesagte Schicht des Tages mit hinterlegter Startzeit.

Tipp: Das gilt nur bei eingeschaltetem Toleranzfenster. Ohne die Funktion bleibt die Bewertung auf die Disposition beschränkt.

Ohne Planung keine Bewertung

Findet Jobilino weder das eine noch das andere, gibt es keine Einsatzzeit zum Vergleichen. Die Stempelung zählt unverändert.

Tipp: Das Toleranzfenster ersetzt also keine Planung – es setzt sie voraus.

Schalter aktivieren

Verwaltung → Zeiterfassung → „Toleranzfenster Arbeitsbeginn (geplante Einsatzzeit)“. Die Funktion ist ab Werk ausgeschaltet.

Fenstergröße festlegen

Wählbar sind 3, 5, 10, 15, 25 oder 30 Minuten; voreingestellt sind 5. Der Wert gilt in beide Richtungen – gleich viel vor wie nach der geplanten Zeit.

Tipp: Klein anfangen. Fünf Minuten fangen das natürliche Zu-früh-Kommen ab, ohne dass spürbar Zeit verschenkt oder abgeschnitten wird.

Späte Seite gesondert einschalten

Ob eine leicht verspätete Stempelung auf die geplante Zeit vorgezogen wird, ist ein eigener Schalter. Er ist bewusst getrennt, weil er Zeit gutschreibt, die nicht gearbeitet wurde.

Tipp: Ohne diesen Schalter gilt bei Verspätung innerhalb des Fensters die reale Stempelung – der Mitarbeiter bekommt trotzdem eine unauffällige Bestätigung, keine Mahnung.

Ausnahmen je Kunde

In den Kundeneinstellungen können Sie einen Kunden ganz von der Bewertung ausnehmen oder ihm eine abweichende Fenstergröße geben.

Tipp: Ob die Funktion überhaupt läuft, entscheidet weiterhin der Betrieb. Der Kunde bestimmt nur die Größe des Fensters oder verzichtet ganz.

Deutlich zu früh

Liegt die Stempelung weiter vor der Einsatzzeit als das Fenster erlaubt, zählt die Arbeitszeit ab der geplanten Einsatzzeit. Beispiel: geplant 6:00, gestempelt 5:35, Fenster 5 Minuten – gezählt wird ab 6:00.

Tipp: Der Mitarbeiter bekommt dazu einen Hinweis, keine Fehlermeldung. Gestempelt ist gestempelt – nur angerechnet wird ab der Einsatzzeit.

Kurz zu früh

Liegt die Stempelung innerhalb des Fensters vor der Einsatzzeit, zählt ebenfalls die geplante Zeit – aber ohne Abweichungshinweis. Beispiel: geplant 6:00, gestempelt 5:57, Fenster 5 Minuten – gezählt wird ab 6:00.

Tipp: Genau dafür ist das Fenster da: Wer zwei Minuten früher am Objekt ist, soll deswegen nicht auffällig werden.

Pünktlich oder kurz zu spät

Innerhalb des Fensters nach der Einsatzzeit zählt die reale Stempelung. Nur wenn Sie die späte Seite eingeschaltet haben, wird stattdessen die geplante Zeit angerechnet.

Tipp: Beispiel mit eingeschalteter später Seite: geplant 6:00, gestempelt 6:03, Fenster 5 Minuten – gezählt wird ab 6:00.

Deutlich zu spät

Liegt die Stempelung weiter nach der Einsatzzeit als das Fenster erlaubt, zählt immer die reale Stempelung. Die Person bekommt einen Hinweis, dass sie spät dran war.

Tipp: Verspätung wird nie automatisch weggerechnet – sie wird nur sichtbar.

Genau auf der Grenze

Eine Stempelung exakt am Rand des Fensters zählt noch als innerhalb – in beide Richtungen.

Eine kurze Rückmeldung nach dem Stempeln

Nach dem Einstempeln zeigt die App eine kurze Meldung: Bestätigung bei pünktlich, ein Hinweis bei deutlich zu früh oder zu spät – samt der Zeit, ab der gezählt wird.

Tipp: Die Meldung erscheint in der eingestellten Sprache und gilt für alle Wege gleichermaßen, auch beim Stempeln per NFC.

Beide Zeiten bleiben sichtbar

In der Eintragsliste steht neben der angerechneten auch die tatsächlich gestempelte Zeit. Niemand muss rätseln, warum eine Zeit anders aussieht als erinnert.

Einzelne Anrechnung aufheben

Wurde eine Stempelung zu Unrecht auf die Einsatzzeit gesetzt – etwa weil wirklich früher begonnen wurde – lässt sie sich beim Bearbeiten des Eintrags freigeben. Die reale Stempelzeit wird dann angerechnet.

Tipp: Dafür braucht es eine eigene Berechtigung. Wer sie nicht hat, sieht den Hinweis, aber keine Schaltfläche.

Mehrere auf einmal freigeben

Auf dem Dispositions-Tagesboard können Sie alle Anrechnungen eines Tagesplans gemeinsam freigeben – etwa wenn ein Einsatz tatsächlich früher begonnen hat als geplant.

Tipp: Jeder Eintrag behält dabei seinen eigenen Protokolleintrag – die Sammelaktion ist nachvollziehbar wie eine Einzelfreigabe.

Abweichungen im Überblick

Die Disposition führt eine eigene Übersicht der Abweichungen: angerechnete Anpassungen, Verspätungen und fehlende Stempelungen – mit Freigabe direkt aus der Zeile.

Summen im Monat

Die Monatsübersicht weist aus, wie viel Zeit über das Toleranzfenster angepasst wurde. PDF und Excel-Export zeigen dieselben Zahlen.

Tipp: So sehen Sie, ob Ihr Fenster passt: Ständige Anpassungen in eine Richtung sprechen eher für eine falsch geplante Einsatzzeit als für unpünktliche Leute.