Einsatzbericht Winterdienst für die Hausverwaltung
Aufschlüsselung je Objekt
Ein Bericht für die Wohnanlage in der Beispielgasse, einer für das Geschäftshaus daneben – auch wenn beide am selben Morgen auf derselben Route lagen. Betreut eine Hausverwaltung mehrere Objekte, gehen sie in einem Dokument mit, sauber getrennt.
Pauschale wird belegbar
Gerade der Pauschalvertrag braucht den Nachweis, weil er sonst im milden Winter als „da war ja nichts“ infrage steht. Der Bericht zeigt jeden Kontrollgang und jeden Streueinsatz – auch die, bei denen kein Schnee lag.
Zusatzeinsätze nachberechnen
Einsätze außerhalb des vereinbarten Umfangs stehen mit eigener Uhrzeit und Dauer im Bericht. Damit wird aus „das kam noch dazu“ eine Position, die sich stellen lässt.
So funktioniert's
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Während der Saison: nichts zusätzlich tun
Die Mitarbeiter stempeln am Objekt per NFC ein und aus. Jeder Einsatz landet mit Objekt, Zeit, Dauer, Maßnahme und Foto im System – ohne dass jemand dafür etwas ausfüllt.
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Am Monatsende: filtern
Im Dashboard Objekt oder Auftraggeber und den Zeitraum wählen. Die Liste steht sofort – kein Abtippen, kein Zusammensuchen von Zetteln.
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Exportieren
Als PDF für die Hausverwaltung, als Excel oder CSV für die eigene Buchhaltung oder die Übergabe an die Fakturierung. Fotos auf Wunsch dazu.
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Mit der Rechnung mitschicken
Der Bericht geht als Anlage mit der Rechnung raus. Die Rückfrage, die sonst zehn Tage Zahlungsverzögerung bedeutet, entfällt – sie ist schon beantwortet.
Ihre Vorteile
- Leistungsnachweis je Objekt statt einer Gesamtsumme für alle betreuten Anlagen
- Kein Abtippen am Monatsende – der Bericht entsteht aus den Einsätzen selbst
- Pauschalverträge werden belegbar, auch in einem Winter mit wenig Schnee
- Zusatzeinsätze bei Neuschnee sind erfasst und damit nachberechenbar
- Weniger Rückfragen zur Rechnung – und dadurch kürzere Zahlungsziele
- Formate für beide Seiten: PDF für die Hausverwaltung, Excel oder CSV für die eigene Buchhaltung
- Winterdienst sauber getrennt von Reinigung und Grünpflege, auch bei gemischten Teams
- Bei Ausschreibungen den Nachweis mitliefern, statt ihn zu versprechen
Häufige Fragen
Bekommt die Hausverwaltung einen Einsatzbericht?
Ja. Im Dashboard filtern Sie nach Objekt und Zeitraum und exportieren einen Bericht als CSV, Excel oder PDF. Der Bericht enthält alle Einsätze mit Datum, Uhrzeit, Dauer und optional die Fotos. Fertig für die Hausverwaltung.
Was gehört in einen Einsatzbericht für die Hausverwaltung?
Objekt beziehungsweise Adresse, Zeitraum, dann je Einsatz Datum, Beginn, Ende, Dauer, die durchgeführte Maßnahme und das verwendete Streumittel – sowie eine Summe der Einsätze und Stunden für den Zeitraum. Fotos sind optional und werden meist erst auf Nachfrage zu einem bestimmten Tag gebraucht. Wichtig ist die Aufschlüsselung je Objekt: Die Hausverwaltung legt die Kosten auf die Mieter um und kann eine Sammelsumme für mehrere Anlagen dafür nicht verwenden.
Wie weise ich Leistungen bei einem Pauschalvertrag nach?
Gerade beim Pauschalvertrag lohnt der Nachweis am meisten, weil in einem schneearmen Winter sonst die Frage kommt, wofür eigentlich bezahlt wurde. Erfassen Sie deshalb auch die Kontrollgänge, bei denen nichts zu räumen war: Der Mitarbeiter stempelt am Objekt ein, wählt „Kontrolle“ und stempelt aus. Im Monatsbericht steht dann nicht nur, wann geräumt wurde, sondern auch, dass an den übrigen Tagen jemand nachgesehen hat – und genau das ist die Leistung, die eine Pauschale abdeckt.
Kann eine Hausverwaltung mit mehreren Objekten einen gemeinsamen Bericht bekommen?
Ja. Sie filtern nach Auftraggeber statt nach einzelnem Objekt und bekommen ein Dokument, in dem die Objekte getrennt ausgewiesen sind – mit Zwischensummen je Anlage und einer Gesamtsumme. Damit passt der Bericht zu einer Sammelrechnung, ohne die Aufschlüsselung zu verlieren, die die Verwaltung für die Betriebskostenabrechnung braucht.
Kann ich Winterdienst getrennt von Reinigung abrechnen?
Ja. Legen Sie Winterdienst und Reinigung als separate Leistungsarten oder Projekte an. Der Mitarbeiter wählt beim Einstempeln die Leistungsart. Die Stunden werden sauber getrennt – für Auftraggeber-Abrechnung und Lohnverrechnung.
Was muss in einem Räum- und Streuprotokoll stehen?
Üblich sind fünf Angaben je Einsatz: Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende, das Objekt oder der Streckenabschnitt, die durchgeführte Maßnahme (räumen, streuen oder beides), das verwendete Streumittel und die ausführende Person. Viele Auftraggeber wollen zusätzlich die Witterung und Nachkontrollen dokumentiert sehen. Jobilino erfasst Zeitpunkt, Objekt, Dauer und Mitarbeiter automatisch über den NFC-Stempel; Maßnahme und Streumittel wählt der Mitarbeiter beim Einstempeln, und das Foto vom geräumten Gehweg kommt direkt aus der App.
Was ist, wenn nach dem Räumen erneut Schnee fällt?
Dann wird ein zweiter Einsatz am selben Objekt erfasst – beliebig oft am selben Tag. Jeder Durchgang steht mit eigener Uhrzeit, eigener Dauer und eigenem Foto im Protokoll. Genau diese Kette aus mehreren Einsätzen ist es, die im Schadensfall zählt: Sie zeigt nicht nur, dass einmal geräumt wurde, sondern dass nachgeräumt und nachgestreut wurde.
Wie lange sollte man Winterdienst-Nachweise aufbewahren?
Schadenersatzansprüche verjähren in Österreich (§ 1489 ABGB) wie in Deutschland (§§ 195, 199 BGB) in der Regel nach drei Jahren – in Österreich ab dem Zeitpunkt, zu dem der Geschädigte von Schaden und Schädiger erfahren hat, in Deutschland ab dem Ende des Jahres, in dem er davon erfahren hat. Ein Sturz kann also lange nach der Saison noch zu einer Forderung führen. Viele Betriebe bewahren ihre Nachweise deshalb mindestens so lange auf. In Jobilino bleiben Einsätze und Fotos gespeichert und lassen sich jederzeit für einen Zeitraum oder ein einzelnes Objekt exportieren. Die für Sie konkret geltende Frist klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsvertretung.
Was kostet die Zeiterfassung für Winterdienst?
Bis 29 Mitarbeiter kostet Jobilino Basic 5,99 Euro und Premium 13,99 Euro pro Mitarbeiter und Monat; ab 30 Mitarbeitern gelten günstigere Staffelpreise. Fotodokumentation und Projektzeiterfassung (für die Zuordnung zum Objekt) sind in Premium enthalten oder zu Basic als Add-on buchbar. NFC-Tags kosten wenige Euro pro Stück und halten lange. Kostenlos testen – ohne Vertragsbindung.