6:04 Uhr, eine Nachricht: „Bin krank, kann heute nicht.“

Das Objekt öffnet um sieben. Bis dahin muss jemand dort sein, der den Schlüssel bekommt, die Einweisung hat und heute nicht schon woanders eingeteilt ist. Was jetzt folgt, kennt jeder, der Einsätze plant: der Blick in den Plan, dann in die Urlaubsliste, dann die ersten Anrufe.

Die Vertretung zu finden ist selten schwierig. Sie ist langsam – weil vier Prüfungen an vier verschiedenen Stellen liegen und für jede Person einzeln gemacht werden.

Die vier Prüfungen, die jede Vertretung bestehen muss

  1. Ist die Person heute verfügbar? Kein Urlaub, kein Krankenstand, kein anderer Einsatz zur selben Zeit.
  2. Darf sie dort arbeiten? Verlangt der Auftraggeber eine Qualifikation oder Einweisung? Ist die Person für diesen Kunden gesperrt?
  3. Passt es zu ihren Stunden? Wer diese Woche schon an der vereinbarten Stundenzahl ist, macht mit dem Einspringen Überstunden.
  4. Passt es zur Ruhezeit? Wer gestern bis 23 Uhr gearbeitet hat, ist um 6 Uhr kein guter Kandidat – zwischen zwei Einsätzen liegen in Österreich (§ 12 AZG) wie in Deutschland (§ 5 ArbZG) grundsätzlich elf Stunden.

Dazu kommt eine fünfte Frage, die in keiner Liste steht, aber über die Qualität entscheidet: Kennt die Person das Objekt? Wer schon dort war, braucht keine Einweisung am Telefon.

Warum das von Hand so lange dauert

Jede dieser Prüfungen ist einfach. Aufwendig wird es durch die Kombination: fünf mögliche Kandidaten mal vier Prüfungen sind zwanzig Blicke in Plan, Abwesenheitsliste, Stundenkonto und Kundenakte. Und weil das unter Zeitdruck passiert, fällt meist eine Prüfung weg – typischerweise die dritte oder vierte. Das Ergebnis sieht man später: als Überstunden in der Lohnabrechnung oder als verkürzte Ruhezeit.

Der häufigste Ausweg ist deshalb, immer dieselben zwei, drei Personen anzurufen, von denen man weiß, dass sie einspringen. Das funktioniert – bis genau diese Personen überlastet sind.

Schritt 1 ohne KI: Die Krankmeldung muss im Plan ankommen

Bevor irgendeine Technik hilft, muss die Abwesenheit dort stehen, wo geplant wird. In vielen Betrieben steht sie zuerst in einer Nachricht am Handy der Teamleitung – und der Plan weiß nichts davon.

In der Einsatzplanung von Jobilino wirkt eine eingetragene Abwesenheit sofort: Bereits geplante Einsätze dieser Person werden als vertretungsbedürftig markiert, die zuständigen Planer bekommen eine Nachricht, und eine Karte im Dashboard hält die betroffenen Tage fest, bis sie geklärt sind. Für die Vertretung werden geeignete Personen vorgeschlagen – nach festen Regeln, mit Begründung.

Das allein nimmt der Situation den größten Teil ihres Schreckens: Sie suchen nicht mehr, welche Einsätze betroffen sind. Sie sehen sie.

Schritt 2 mit KI: Aus der Telefonrunde wird eine Frage

Ein KI-Assistent im Plan macht aus den zwanzig Blicken eine Frage in normaler Sprache:

„Wer könnte Anna heute von 7 bis 11 Uhr im Objekt Bahnhof vertreten, ohne Überstunden zu bekommen?“

Der Assistent prüft für alle in Frage kommenden Personen dieselben Punkte, die Sie von Hand prüfen würden, und antwortet mit einer Liste samt Begründung: wer frei ist, wer die Qualifikation hat, wer noch Stunden übrig hat, wer das Objekt kennt. Daneben steht ein Knopf, um den Einsatz an die gewählte Person zu übergeben – und erst Ihr Klick ändert den Plan.

So arbeitet Joby, der KI-Assistent in Jobilino: Er schlägt vor, Sie bestätigen. Abwesenheiten, Kundensperren und fehlende Qualifikationen lassen sich auch über die KI nicht umgehen. Mehr zur KI-Einsatzplanung.

Was die KI dabei nicht entscheidet

Drei Dinge bleiben bewusst beim Menschen:

  • Die Auswahl. Der Assistent liefert die Kandidaten. Wen Sie fragen, entscheiden Sie – Sie wissen, wer letzte Woche schon zweimal eingesprungen ist.
  • Das Gespräch. Ob jemand einspringen möchte, klärt kein System. Die Liste sagt Ihnen nur, bei wem der Anruf sinnvoll ist.
  • Die Ausnahme. Hinweise auf Ruhezeit und Wochenstunden warnen, blockieren aber nicht. Ob eine Ausnahme vertretbar ist, bleibt Ihre Verantwortung.

Checkliste: Vertretung in fünf Minuten

  1. Krankmeldung sofort im System eintragen – nicht erst am Vormittag.
  2. Betroffene Einsätze ansehen: Welche Objekte, welche Zeiten, wie dringend?
  3. Vorschläge abrufen oder den Assistenten fragen.
  4. Die erste geeignete Person anrufen – mit Objekt, Zeit und Dauer schon im Kopf.
  5. Einsatz übergeben. Die Vertretung bekommt die Änderung als Push-Nachricht aufs Handy, in ihrer Sprache.

Damit es beim nächsten Mal noch schneller geht

Die beste Vertretungssuche ist die, die auf guten Stammdaten aufsetzt. Drei Dinge zahlen sich besonders aus:

  • Qualifikationen pflegen. Wenn im System steht, wer welche Einweisung hat, fällt niemand erst am Objekt auf.
  • Mehr als eine Person je Objekt einarbeiten. „Kennt das Objekt“ ist das Kriterium, das eine Vertretung von einer Notlösung unterscheidet.
  • Bedarf hinterlegen. Wenn der Plan weiß, wie viele Personen ein Objekt braucht, zeigt er die Lücke von selbst – auch wenn die Krankmeldung Tage betrifft, für die noch gar nicht geplant ist.

Wie Einsätze danach beim Kunden dokumentiert und abgerechnet werden, lesen Sie unter Auftragsmanagement.

Fazit

Eine Krankmeldung um sechs Uhr bleibt unangenehm. Aber sie muss keine halbe Stunde Telefonieren mehr bedeuten. Wenn die Abwesenheit sofort im Plan ankommt und die Suche nach der Vertretung eine einzige Frage ist, bleibt für Sie das übrig, was nur ein Mensch tun kann: die richtige Person anrufen.

Möchten Sie sehen, wie das mit Ihren Objekten aussieht? Vereinbaren Sie eine kurze Demo – wir spielen eine Krankmeldung an einem echten Plan durch.