Modulo · Pianificare

Pianificazione del personale: il piano Le dice da solo dove manca qualcuno

Lei registra quante persone servono a ogni sito e quando. Jobilino mostra gli slot scoperti, propone un nome per ciascuno con la motivazione e verifica qualifiche e regole del cliente. Novità: prenoti gli incarichi direttamente nel piano e chieda semplicemente a Joby, l'assistente IA, chi può sostituire martedì.

Organico richiesto per sito – gli slot scoperti emergono da soli
Assistente di pianificazione con proposte motivate secondo regole fisse
Novità: assistente IA Joby – domande sul piano in linguaggio naturale, elaborazione nell'UE
Novità: incarichi singoli o ricorrenti prenotati direttamente nella bacheca

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Board giornaliero della pianificazione del personale: il sito "Uffici Nord" richiede quattro addetti alle pulizie dalle 6 alle 10, tre sono assegnati e la quarta riga resta vuota come slot aperto tratteggiato. Il secondo sito "Stabilimento Sud" è coperto completamente con due ronde. Una barra in basso segnala uno slot aperto e propone di completare il piano.

Funziona su: Pianificazione sul web, turni nell’app
Pacchetto: Incluso in Premium
Collegato a: Rilevazione presenze, ferie, incarichi, disposizione
Tipico per: Imprese di pulizia, vigilanza, facility management

In Jobilino pianificazione del personale significa: chi lavora in quale giorno, in quale fascia oraria, presso quale sito – e con quale mansione. È più di una griglia di turni, perché il luogo di lavoro viene pianificato insieme al resto, ed è altra cosa rispetto alla disposizione, perché non vengono assegnati veicoli. Pianificazione e rilevazione presenze restano due archivi distinti: pianificato non significa lavorato.

Il piano mostra da solo il buco

Un martedì in un’impresa di pulizie: poiché il fabbisogno per sito è registrato, il turno mancante salta all’occhio prima che chiami il cliente.

Martedì 14/10Vista giornaliera · per sito

Uffici via dei Tigli 3/3 coperti

Anna K. 06–09 Giulia M. 06–09 Marco R. 06–09

Studio medico Corso Italia 1/2 coperti

Selin A. 18–20 Slot scoperto · 18–20

Condominio Nord 2/2 coperti

Davide B. 08–12 Ivan P. 08–12

«Riempi piano» propone una persona per lo slot scoperto e spiega perché – Lei conferma o scarta.

Perché il piano della settimana porta via tutto il venerdì pomeriggio

Non perché inserirlo sia complicato, ma perché le informazioni che servono stanno in sei posti diversi:

Chi è in ferie o in malattia sta nell'elenco assenze – non nel piano.
Quante persone servono a ogni sito lo sa solo chi pianifica.
La qualifica richiesta dal committente è sepolta in un contratto o in un'e-mail.
Chi ha già molte ore questa settimana emerge solo in busta paga.
I nuovi incarichi arrivano per telefono e finiscono su un foglietto, non nel piano.
Chi può sostituire chi si scopre con un giro di telefonate.

Come pianifica Jobilino: fabbisogno, proposta, controllo

Fabbisogno, proposta, controllo – più incarichi che entrano direttamente nel piano e un assistente IA che risponde alle Sue domande. Ogni regola risiede sul server, non nell'interfaccia.

Tutto parte dal fabbisogno. Per ogni sito Lei registra quante persone servono, in quali giorni della settimana e in quale fascia oraria – se vuole con la qualifica richiesta dal cliente e il modello di turno adatto. Per la prima volta il sistema sa com'è fatto un piano completo. Un sito per cui non è pianificato nessuno ora salta all'occhio; prima era semplicemente vuoto, senza che nessuno se ne accorgesse.

Da qui nascono gli slot scoperti. La vista giornaliera mostra «3 su 4 coperti» per sito e una riga tratteggiata per il turno mancante – cliccabile e destinazione per la persona che vi trascina sopra. Gli slot scoperti non sono record propri: derivano da fabbisogno e turni effettivi, quindi lo slot risulta coperto non appena un turno copre il fabbisogno nel tempo. Settimana e mese contano gli stessi numeri.

Il resto lo fa l'assistente di pianificazione. «Riempi piano» cerca la persona giusta per ogni slot scoperto – prima come anteprima, che Lei conferma o scarta riga per riga. Ogni proposta dichiara i suoi motivi: conosce il sito, qualifica valida, ha ancora margine questa settimana, ultimamente ha lavorato poco nel fine settimana. Chi non è idoneo compare con il motivo preciso – ferie, sovrapposizione, qualifica mancante, esclusione da parte del cliente, limite di orario giornaliero o settimanale. Le proposte seguono regole fisse: la stessa situazione di partenza produce la stessa proposta, e ognuna si può spiegare.

Il nuovo lavoro entra nel piano come incarico. Mentre il cliente è ancora al telefono, Lei sceglie cliente e luogo di intervento, decide se l'incarico è singolo o si ripete ogni una-otto settimane e stabilisce chi lo svolge – oppure lo lascia come slot scoperto. Gli appuntamenti sono normali turni nella bacheca, i collaboratori ricevono una notifica push e sul posto chiudono l'intervento con foto e firma del cliente. Maggiori dettagli in gestione incarichi.

E se preferisce chiedere anziché cercare: Joby, l'assistente IA della pianificazione, comprende domande in linguaggio naturale – «Chi potrebbe sostituire Anna martedì senza fare straordinari?» – e risponde con proposte che Lei verifica con un clic. Una frase come «Pianifica Anna e Ben lun–ven 06:00–14:00 al sito Stazione per 4 settimane» diventa un modulo precompilato. Joby non modifica mai il piano da solo: ogni proposta viene confermata da Lei, e l'elaborazione IA avviene nell'UE. Maggiori dettagli in pianificazione del personale con IA.

E tutto questo viene verificato sul server, non nell'interfaccia. Una persona assente, una persona bloccata per quel cliente e una qualifica richiesta mancante sono limiti vincolanti: il turno non si può creare e il motivo viene indicato – in creazione come in spostamento, copia, ripetizione, completamento automatico e per ogni proposta di Joby. Riposi, orario massimo giornaliero, ore settimanali contrattuali e festività sono invece avvisi: si fanno notare durante la pianificazione, ma non bloccano. La decisione resta Sua.

Che cosa cambia nella pratica quotidiana

I buchi emergono prima che chiami il cliente

Poiché il fabbisogno è registrato per sito, è il piano stesso a mostrare dove manca qualcuno – non il reclamo del lunedì.

Il piano settimanale in minuti, non in un pomeriggio

«Riempi piano» propone una persona per ogni slot scoperto. Lei conferma ciò che va bene e modifica il resto a mano.

Risposte invece di ricerche

Chieda a Joby chi può sostituire o quali siti sono sotto organico la prossima settimana – la risposta arriva con la motivazione e un pulsante per applicarla.

Dalla telefonata al turno senza carta

Un nuovo incarico si prenota in un'unica schermata, compare subito nella bacheca e arriva ai collaboratori come notifica push.

Le regole del cliente vengono rispettate

Qualifiche richieste e collaboratori bloccati sono limiti vincolanti – anche per le proposte automatiche e per l'assistente IA.

Pianificato non significa lavorato

Le ore timbrate restano un record separato. Lei vede sempre se piano e realtà coincidono.

In cinque passi al piano settimanale finito

Creare siti e fabbisogno

Per ogni sito registra giorni, fascia oraria, numero di persone e, se serve, la qualifica richiesta.
Prenotare gli incarichi

Crea i nuovi incarichi dei clienti, singoli o ricorrenti – con persone assegnate o come slot scoperto.
Riempire il piano o chiedere a Joby

L'assistente di pianificazione propone una persona per ogni slot scoperto. Joby risponde alle domande sul piano e costruisce piani a partire da una frase.
Verificare e confermare

Conferma le proposte riga per riga. Al salvataggio tutte le regole vengono rieseguite – sul server.
Pubblicare

I collaboratori vedono i loro turni nell'app sotto «I miei turni», con notifica push e nella propria lingua.

Che cosa comprende

Fabbisogno

Numero di persone, giorni e fascia oraria per sito
Qualifica richiesta per sito o cliente
Slot scoperti in bacheca: «3/4 coperti»
Modelli di turno per mattina, notte e pulizie ordinarie

Coprire

«Riempi piano»: una proposta per ogni slot scoperto, con motivazione
Trascina e rilascia per giorno, settimana e mese
«Come la settimana scorsa»: copiare un periodo, gli slot occupati vengono saltati
Una malattia segnala i turni interessati e propone sostituti

Verificare e pubblicare

Assenze, esclusioni del cliente e qualifiche mancanti non si possono pianificare
Avvisi su riposi, orario massimo e ore contrattuali
Pubblicare la settimana: notifica push a ogni collaboratore
Piano da affiggere in PDF, esportazione Excel e CSV

Ecco come si presenta la pianificazione

Due viste spiegano la differenza rispetto a una normale griglia di turni: il board che conosce il proprio vuoto – e la proposta che dichiara le sue ragioni.

Anteprima dell'assistente di pianificazione: per lo slot aperto "Uffici Nord, mercoledì dalle 6 alle 10" il sistema propone Nina B. e indica i motivi – conosce il sito, possiede la qualifica richiesta e ha una settimana leggera. Sotto ci sono due persone escluse per un motivo vincolante: una è in ferie approvate, all'altro manca la qualifica richiesta dal cliente. Una nota precisa che nulla viene salvato finché la proposta non viene accettata. — La proposta dichiara i suoi motivi

Conosce il sito, qualifica valida, ha ancora margine – e chi è escluso compare con il motivo preciso.

Demo

Come funzionerebbe nella Sua azienda?

In una breve demo esaminiamo insieme i Suoi processi intorno a «Pianificazione del personale» e Le diciamo onestamente se e come Jobilino si adatta.

Demo personale – gratis e senza impegno
Risposta entro un giorno lavorativo · Nessuna condivisione con terzi

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Preferisce chiamare subito? +43 664 5031382

Integrata con ciò che già utilizza

La pianificazione del personale non è un'isola, ma un'altra vista sugli stessi dati anagrafici:

Rilevazione presenze

Turni pianificati e ore timbrate lavorano sugli stessi siti. Una timbratura senza progetto finisce sul sito pianificato e il confronto previsto/effettivo nasce da sé.

Ferie e malattia

Le assenze approvate bloccano automaticamente l'assegnazione, le malattie avviano la ricerca di un sostituto.

Disposizione

Veicoli e passaggi condivisi usano gli stessi turni della pianificazione settimanale.

Fatture

Gli appuntamenti completati con prezzo diventano righe di fattura – una riga per appuntamento.

App per i collaboratori

«I miei turni» con notifica push, chiusura dell'intervento con foto e firma del cliente.

Dove serve la pianificazione del personale

Ovunque il lavoro si svolga sul posto e non alla scrivania:

Prezzi

Quanto costa Jobilino?

Per dipendente al mese, disdetta mensile, nessun costo di attivazione – prezzi scalari da 30 dipendenti.

Basic

5,99 € /dip./mese

Timbrature e valutazioni

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Premium

13,99 € /dip./mese

Progetti, attestazioni, esportazione paghe

Dettagli & calcolatore → API e integrazioni

Business

18,99 € /dip./mese

API e integrazioni

Dettagli & calcolatore →

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Domande frequenti sulla pianificazione del personale

Che differenza c'è tra pianificazione del personale e pianificazione dei turni?

La pianificazione dei turni risponde a chi lavora e quando – la classica griglia di mattino, pomeriggio e notte. La pianificazione del personale risponde anche al dove: presso quale sito, in quale area, per quale committente. In Jobilino si tratta della stessa pianificazione: il luogo di lavoro è un campo del turno. Chi pianifica senza siti la usa come un piano di servizio; chi pianifica con i siti ottiene in più l'organico richiesto per sito, le regole del committente e il centro di costo corretto per le ore timbrate.

In che cosa si distingue dalla disposizione?

La disposizione assegna anche i veicoli: per un cliente e un giorno Lei stabilisce chi viaggia su quale mezzo, con verifica dei posti e un solo conducente per veicolo. Entrambe lavorano sugli stessi turni, quindi un viaggio disposto compare nella pianificazione settimanale e viceversa. Senza parco mezzi la disposizione non serve.

Come decide l'assistente chi proporre?

Secondo regole fisse, non a caso. Per prime cadono tutte le persone escluse per un motivo vincolante: assenti, con un turno sovrapposto, escluse dal cliente, prive della qualifica richiesta, già al limite di orario giornaliero o settimanale. Le altre vengono ordinate secondo segnali ponderati – conosce il sito, stesso modello dell'ultima volta, settimana leggera, coerenza con le ore contrattuali, rotazione dei fine settimana, riposo, ha già sostituito di recente. La stessa situazione di partenza produce la stessa proposta, e ogni proposta dichiara i segnali che l'hanno determinata.

Jobilino pianifica in automatico senza che io lo veda?

No. «Riempi piano» genera prima un'anteprima in cui non viene salvato nulla. Per ogni slot aperto Lei vede la proposta, la sua motivazione e le alternative, e conferma riga per riga. Al momento della conferma tutti i controlli vengono eseguiti di nuovo: ferie inserite nel frattempo impediscono comunque l'assegnazione.

Che cosa succede se qualcuno si dà malato?

L'assenza ha effetto immediato. I turni già pianificati per quella persona vengono contrassegnati come da sostituire, i pianificatori e i responsabili competenti ricevono una notifica e una scheda nella dashboard tiene i giorni interessati finché la situazione non è risolta. La segnalazione arriva anche se per quei giorni non era ancora stato pianificato nulla: è proprio allora che il piano si può ancora costruire bene. Per la sostituzione Jobilino propone le persone idonee.

Possiamo rendere obbligatorie le qualifiche richieste da un committente?

Sì. Per ogni cliente si possono registrare le qualifiche richieste e i collaboratori bloccati. Chi non possiede un attestato richiesto, o è bloccato per quel cliente, non può esservi assegnato – in creazione come in spostamento, copia, ripetizione e completamento automatico. Un attestato scaduto vale come mancante.

Jobilino verifica riposi e limiti di orario?

In fase di pianificazione avvisa, non blocca. Vengono segnalati il riposo tra due turni (le undici ore consecutive ogni 24 previste dall'art. 7 del D.Lgs. 66/2003), l'orario massimo giornaliero del Paese del contratto, le ore settimanali contrattuali e il limite settimanale. La decisione resta Sua. La pianificazione non sostituisce la registrazione dell'orario di lavoro che l'azienda è comunque tenuta a conservare, ad esempio ai fini del Libro Unico del Lavoro: per questo ci sono le ore timbrate.

I collaboratori ricevono il piano automaticamente?

Con la pubblicazione, non prima. Finché si pianifica, nessuno vede nulla. Dopo il rilascio i turni compaiono nell'app sotto «I miei turni», con notifica push e nella lingua del destinatario. A una modifica successiva ogni interessato apprende che cosa è cambiato per sé; chi non è coinvolto non riceve alcuna notifica.

Che cosa sa fare l'assistente IA Joby nella pianificazione del personale?

Joby riassume un periodo scelto indicando i prossimi passi consigliati, risponde a domande sul piano in linguaggio naturale – ad esempio «Chi potrebbe sostituire Anna martedì senza fare straordinari?» – e trasforma una frase come «Pianifica Anna e Ben lun–ven 06:00–14:00 al sito Stazione per 4 settimane» in un modulo precompilato. Su richiesta prepara incarichi e trova gli spazi liberi per persona. Joby è disponibile sul web nella pianificazione del personale come modulo aggiuntivo prenotabile.

L'IA modifica il piano dei turni da sola?

No. Joby propone, Lei decide. Ogni risposta si conclude con una scheda da confermare o con un modulo precompilato che Lei verifica e salva. Al salvataggio tutte le regole vengono rieseguite: assenze, esclusioni del cliente e qualifiche mancanti non si possono aggirare nemmeno tramite l'IA. Se Joby non riconosce con certezza una persona o un sito, non tira a indovinare: lo dice.

Dove vengono elaborati i dati per l'assistente IA?

Nell'Unione europea. Inoltre Joby vede solo le persone e i siti di competenza del singolo pianificatore.

Come entrano i nuovi incarichi nella pianificazione del personale?

Con «Nuovo incarico»: scelga cliente e luogo di intervento, stabilisca se è singolo o ricorrente (ogni 1-8 settimane) e chi lo svolge – oppure scelga di assegnarlo più tardi: nella bacheca nascono slot scoperti. Gli appuntamenti sono normali turni a cui si applicano tutte le regole di pianificazione, e i collaboratori assegnati ricevono subito una notifica push. La gestione incarichi fa parte della pianificazione del personale, senza costi aggiuntivi.

Veda la pianificazione dal vivo

In una breve demo Le mostriamo una bacheca reale – con fabbisogno registrato, slot scoperti, un incarico prenotato e Joby, l'assistente IA che risponde alle Sue domande sul piano.

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