Registrare il materiale, gestire le giacenze e sapere dove è finito

In magazzino va tutto ciò che si conta come quantità e si consuma – viti, cavi, guanti, vernice. Nell’inventario (attrezzature) va tutto ciò che volete indietro per nome – martello perforatore, notebook, strumento di misura. Regola pratica: vi interessa sapere quale dei dieci pezzi identici si trovi dove? Allora è un’attrezzatura, non un articolo di magazzino.

Perché ogni quantità registrata è espressa in essa. Se passaste in seguito da pezzi a cartoni, una giacenza di 240 pezzi diventerebbe silenziosamente una giacenza di 240 cartoni – e tutta la cronologia sarebbe sbagliata. Finché un articolo non ha movimenti, l’unità base si può cambiare liberamente. Dopo, nel dubbio, create un nuovo articolo.

Non come articolo a sé, ma come imballo dell’articolo con fattore 12. Registrate “2 cartoni” e il magazzino ne ricava 24 pezzi. La giacenza resta sempre nell’unità base. Il fattore viene congelato a ogni registrazione – se in seguito il fornitore consegnerà cartoni da 10, modificate l’imballo e le registrazioni passate restano intatte.

Perché in cantiere il materiale di solito sparisce prima di essere registrato. Se la registrazione fosse bloccata, non si registrerebbe nulla – e allora la giacenza sarebbe sbagliata definitivamente. Per questo il prelievo viene contabilizzato e viene mostrato solo un avviso. Una giacenza negativa indica sempre un’entrata merci mancante. Nelle impostazioni di magazzino potete anche bloccare queste registrazioni.

La giacenza è ciò che si trova a scaffale. La quantità disponibile è la giacenza meno le quantità riservate da richieste di materiale approvate. Così gli stessi 20 metri di cavo non vengono promessi due volte. Gli avvisi di scorta lavorano sulla quantità disponibile.

Non modificandolo o eliminandolo – i movimenti sono immutabili perché insieme formano la giacenza. Registrate invece la contropartita adeguata: un reso se il materiale torna, uno scarico se è perso, oppure un inventario se volete semplicemente fissare la quantità contata. La cronologia racconta così ciò che è realmente accaduto.

Nell’inventario inserite la quantità contata; Jobilino contabilizza come correzione la differenza rispetto alla giacenza registrata. Corregge quindi un errore di conteggio o di registrazione. Lo scarico toglie dalla giacenza materiale danneggiato, scaduto o perso con una motivazione – spiega una perdita reale. Dopo un anno è proprio questa differenza l’analisi interessante.

Lo decidete nelle impostazioni di magazzino. Se l’opzione è attiva, un prelievo registrato da un collaboratore viene contrassegnato come “Conferma in sospeso” finché un autorizzato lo quietanza. Importante: la giacenza si riduce subito in entrambi i casi – la conferma è un principio dei quattro occhi, non un’approvazione, e non genera attese in cantiere.

La persona per cui è stato registrato – viene avvisata e conferma da sé, sul web o nell’app, senza alcuna autorizzazione particolare. In alternativa chi registra spunta “Confermo che la persona ha ricevuto il materiale”, ad esempio quando quella persona non usa l’app.

Un collaboratore richiede articoli con quantità e data di necessità. Un autorizzato decide riga per riga – può modificare la quantità di ogni posizione o azzerarne una – e approva o respinge; con l’approvazione la quantità viene riservata. Solo la consegna registra il prelievo effettivo. Se viene consegnato meno di quanto approvato, la richiesta resta aperta come “Parzialmente consegnata”; non si può mai consegnare più di quanto approvato. Una richiesta già approvata può essere respinta in seguito – è il modo per liberare una prenotazione che nessuno verrà a ritirare. Il materiale già consegnato non viene stornato.

Solo chi ha l’autorizzazione “Può vedere i prezzi di magazzino”. Senza di essa, i prezzi e il valore delle giacenze vengono rimossi lato server – non solo nascosti, ma esclusi anche da ogni esportazione. Così un magazziniere può gestire tutte le giacenze senza vedere le condizioni d’acquisto.

Attribuite il prelievo al progetto – il prezzo di vendita dell’articolo viene congelato sulla registrazione. Gli articoli con “Fatturabile al cliente” sono già premarcati. I prelievi così registrati possono essere riportati su una fattura nel modulo di fatturazione; il materiale già fatturato non viene proposto una seconda volta.

Sì, con “Importa articoli”. Scaricate il modello, compilatelo e caricate il file – Jobilino mostra prima un’anteprima e non registra nulla fino alla vostra conferma. Un file con righe errate viene rifiutato nella sua interezza. Due regole di sicurezza rendono innocua una reimportazione: i prezzi già registrati non vengono mai sovrascritti e la giacenza iniziale viene registrata solo per articoli senza movimenti.

Non all’inizio – il “Magazzino principale” viene creato automaticamente e basta per partire. Altri depositi (magazzino centrale, veicolo, cantiere) hanno senso quando volete davvero sapere che cosa c’è nel furgone del tecnico o nel container di cantiere. La giacenza viene allora tenuta per deposito e i trasferimenti la spostano.

Non appena la quantità disponibile di un articolo scende alla scorta minima registrata o sotto – in posta in arrivo e come notifica push. Se l’articolo è esaurito, arriva una segnalazione a parte. Ogni livello segnala una sola volta e torna attivo solo dopo che la giacenza si è ripresa. Senza scorta minima per quell’articolo non ci sono avvisi. Non viene mai ordinato nulla automaticamente.

Sì. Nella gestione attrezzature scegliete “Crea dal magazzino” e indicate articolo e quantità: Jobilino registra un prelievo del tutto normale in magazzino e crea per ogni pezzo un’attrezzatura con un proprio numero di inventario. La giacenza di magazzino resta sempre coerente. Servono sia l’autorizzazione sul magazzino sia quella sulle attrezzature.