In vielen Betrieben in Österreich und Deutschland spricht ein Teil der Belegschaft kein oder wenig Deutsch – am Bau, in der Reinigung, in der Pflege, in der Logistik, in der Gastronomie. Das Arbeitsrecht nimmt darauf an drei Stellen ausdrücklich Rücksicht: bei der Unterweisung, bei der Arbeitszeitaufzeichnung und bei der Datenschutzinformation. Dieser Beitrag zeigt, was jeweils verlangt wird – und was das für die Zeiterfassung in der Praxis heißt.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt, was eine Zeiterfassung dokumentiert; er ist keine Rechtsberatung. Die genannten Vorschriften gelten in Österreich (AT) und Deutschland (DE) jeweils unterschiedlich – im Zweifel prüfen Sie die aktuelle Fassung.

1. Unterweisung: Verstehen ist vorgeschrieben, nicht nur Anwesenheit

Österreich

Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz regelt die Unterweisung in § 14 ASchG. Sie muss nachweislich und während der Arbeitszeit erfolgen, auf den Arbeitsplatz und den Aufgabenbereich zugeschnitten sein und in verständlicher Form geschehen. Entscheidend für gemischte Teams ist Abs. 4: Arbeitnehmer, die der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig sind, müssen in ihrer Muttersprache oder in einer anderen für sie verständlichen Sprache unterwiesen werden – und der Arbeitgeber hat sich zu vergewissern, dass die Unterweisung verstanden wurde. Eine deutsche Betriebsanweisung am Schwarzen Brett erfüllt diese Anforderung bei diesen Mitarbeitern nicht.

Deutschland

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt in § 12 ArbSchG eine ausreichende und angemessene Unterweisung während der Arbeitszeit. Die DGUV Vorschrift 1 (§ 4) konkretisiert: Die Inhalte sind so zu vermitteln, dass die Versicherten sie verstehen; reicht die sprachliche Verständigung nicht aus, sind andere geeignete Mittel einzusetzen – Skizzen, Fotos, Videos. Die DGUV Regel 100-001 spricht ausdrücklich von einer Unterweisung „in verständlicher Form und Sprache“, und § 12 BetrSichV verlangt dasselbe für Informationen zu Arbeitsmitteln. Die Unterweisung ist zu dokumentieren und mindestens jährlich zu wiederholen.

Gemeinsamer Nenner beider Länder: Die Pflicht ist erst erfüllt, wenn der Mitarbeiter verstanden hat. Wer nickt, hat nicht automatisch verstanden. Lassen Sie den Handgriff vorführen statt erklären – das ist zugleich der Nachweis.

2. Arbeitszeit: Die Aufzeichnung muss stimmen – in welcher Sprache sie entsteht, ist egal

Keines der Arbeitszeitgesetze schreibt eine Sprache für die Aufzeichnung vor. Vorgeschrieben ist, dass sie vollständig und nachvollziehbar ist:

  • Österreich: § 26 AZG verpflichtet den Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen – Beginn, Ende, Ruhepausen. Das Arbeitsinspektorat kann sie einsehen.
  • Deutschland: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit, § 17 MiLoG in bestimmten Branchen – darunter Baugewerbe, Gebäudereinigung, Gaststätten, Speditions- und Logistikgewerbe, Fleischwirtschaft und Sicherheitsdienste – Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags. Beide Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen müssen.
  • EU-weit: Der EuGH verlangt seit dem Urteil C-55/18 (2019) ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung.

Genau hier entsteht in gemischten Teams das Problem. Wo die Zeiterfassung nur auf Deutsch existiert, stempelt der Vorarbeiter für seine Kolonne mit und schätzt die Zeiten, oder Mitarbeiter tippen auf Verdacht. Die Aufzeichnung sieht vollständig aus, ist aber keine Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit – und das fällt spätestens auf, wenn eine Behörde oder ein Auftraggeber nachfragt. „Objektiv und verlässlich“ im Sinn des EuGH ist eine Erfassung erst, wenn der Mitarbeiter sie selbst bedienen kann.

3. Datenschutz: Informieren in einer Sprache, die der Mitarbeiter liest

Eine digitale Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Art. 13 DSGVO verlangt, dass Beschäftigte bei der Erhebung informiert werden, Art. 12 DSGVO schreibt vor, wie: präzise, transparent, verständlich, in klarer und einfacher Sprache. Eine deutsche Datenschutzinformation, die ein rumänischsprachiger Mitarbeiter nicht lesen kann, erfüllt diesen Zweck nicht. Die Verantwortung für die Information bleibt beim Arbeitgeber – eine App, deren Hinweise in der Sprache des Mitarbeiters erscheinen, macht diese Transparenz im Alltag aber deutlich einfacher.

4. Was das für die Wahl der Zeiterfassung konkret heißt

Aus den drei Pflichten ergeben sich fünf Anforderungen an das Werkzeug:

  1. Sprache je Mitarbeiter, nicht je Firma. Zwanzig Mitarbeiter, zwanzig Sprachen, ein Betrieb. In Jobilino stellt jeder seine Sprache einmal am eigenen Handy ein; die mehrsprachige Zeiterfassung umfasst mehr als 30 Sprachen, kyrillische, griechische und georgische Schrift inklusive.
  2. Nicht nur Schaltflächen, auch Fehlermeldungen und Erinnerungen. Eine abgelehnte Buchung oder ein vergessenes Ausstempeln muss der Mitarbeiter verstehen – sonst bleibt der Fehler stehen. Push-Nachrichten kommen in der Sprache des Empfängers an.
  3. Stempeln ohne Lesen. Handy an den NFC-Tag halten oder am Terminal die Karte vorhalten – der wichtigste Handgriff des Tages funktioniert in jeder Sprache gleich.
  4. Zugang ohne Firmen-E-Mail. Einladung per SMS, Anmeldung mit Telefonnummer und Einmalcode: So entsteht kein Sammelkonto, und jede Zeit gehört nachweisbar einer Person. Mehr dazu unter Zeiterfassung ohne E-Mail.
  5. Die Auswertung bleibt auf Deutsch. Stundenlisten, Projektauswertung und der Export für die Lohnverrechnung erscheinen in der Sprache der Verwaltung – übersetzt wird nur auf dem Handy des Mitarbeiters.

5. Checkliste für die Einführung im gemischten Team

  • Sprache jedes Mitarbeiters schon beim Anlegen setzen, nicht erst nach den ersten Fehlbuchungen.
  • Den Ablauf einmal am echten Einsatzort vorführen: hinkommen, stempeln, arbeiten, ausstempeln. Das ist Unterweisung und Nachweis in einem.
  • Objekte und Projekte so benennen, dass sie ohne Sprachkenntnis erkennbar sind – Straße und Hausnummer statt „Objekt Nord, Erweiterung 2“.
  • Eine Woche Zettel parallel laufen lassen und am Ende vergleichen. Abweichungen zeigen, wo noch nicht verstanden wurde.
  • Offen sagen, was nicht passiert: Zwischen zwei Stempelungen wird nichts aufgezeichnet, es entsteht kein Bewegungsprofil.

Wie die erste Woche im Detail abläuft, steht im Beitrag Zeiterfassung im mehrsprachigen Team einführen. Wie die Bildschirme der App auf Polnisch, Rumänisch, Türkisch oder Ukrainisch aussehen, zeigt der Beitrag Zeiterfassung auf Polnisch, Rumänisch, Türkisch und Ukrainisch.

Fazit

Unterweisung, Arbeitszeitaufzeichnung und Datenschutzinformation haben eines gemeinsam: Sie gelten erst als erfüllt, wenn der Mitarbeiter sie versteht. Eine Zeiterfassung, die jeder in seiner Sprache bedient, ist deshalb kein Komfort, sondern der einfachste Weg, drei Pflichten gleichzeitig sauber zu erfüllen – ohne Dolmetscher und ohne Vorarbeiter, der für alle mitstempelt.

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