Sostituire Excel per la rilevazione presenze – dal foglio di calcolo a un sistema che genera i dati dove si lavora

Excel era sufficiente quando aveva tre dipendenti e un progetto. Ora ha quindici persone su quattro cantieri e trascorre ogni settimana ore a copiare dati e riparare formule. Jobilino sostituisce il suo foglio Excel con un sistema in cui gli orari di lavoro vengono registrati direttamente sul posto di lavoro – non due giorni dopo in ufficio.

Rilevazione in tempo reale invece di inserire i dati nelle celle a posteriori
Assegnazione automatica dei progetti invece di ordinarli manualmente nelle colonne
Esportazioni paghe pronte invece di verificare formule e consolidare dati

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Sostituire i fogli Excel con la rilevazione digitale dei tempi – con registrazione in tempo reale, assegnazione ai progetti ed esportazioni paghe pronte all'uso.

I 7 punti deboli di Excel nella rilevazione dei tempi

Excel è uno strumento eccellente – ma non per la rilevazione dei tempi. Con una manciata di dipendenti emergono problemi che nessun foglio di calcolo è in grado di risolvere.

Gli orari di lavoro vengono inseriti a posteriori – il venerdì sera a memoria, non in tempo reale durante il lavoro
Ognuno digita in un file diverso o in un foglio di calcolo diverso – alla fine del mese tutti i file devono essere consolidati
Le formule vengono sovrascritte accidentalmente, le righe spostate, le celle formattate in modo errato – e gli errori emergono solo durante il controllo delle paghe
Le ore di progetto possono essere attribuite solo con colonne aggiuntive e aggiornamenti manuali – con più cantieri o clienti, il lavoro diventa insostenibilmente oneroso
Excel non è in grado di dimostrare che un dipendente fosse effettivamente sul posto – nessun timestamp, nessuna posizione, nessuna prova a prova di manomissione
Gli straordinari e i saldi devono essere calcolati tramite formule – un singolo errore in una formula falsifica l'intero mese
In caso di ispezione da parte delle autorità, un file Excel modificabile non costituisce una prova affidabile – ogni cella può essere alterata in qualsiasi momento

Cosa cambia quando sostituisce Excel con Jobilino

Nessun foglio di calcolo, nessun consolidamento, nessuna riparazione di formule – ma un sistema che fornisce dati già pronti.

I suoi dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita tramite App, tag NFC o terminale. Al momento della timbratura selezionano il progetto. Tutti gli orari vengono salvati in tempo reale – non inseriti a posteriori. Nel dashboard l'ufficio vede immediatamente chi sta lavorando, su quale progetto e da quanto tempo. A fine mese esporta report già pronti in formato CSV o Excel – sì, il risultato è ancora un file Excel, ma uno che non ha dovuto creare, consolidare o verificare lei stesso. Gli straordinari e i saldi vengono calcolati automaticamente. Le pause vengono rilevate separatamente. E ogni voce dispone di un timestamp a prova di manomissione – a differenza di una cella che chiunque può modificare in qualsiasi momento.

Inserimento a posteriori → Rilevazione in tempo reale

Invece di digitare gli orari nelle celle il venerdì, i dipendenti timbrano nel momento esatto in cui il lavoro inizia. I dati sono precisi perché vengono generati nel momento giusto.

Consolidamento → un unico sistema per tutti

Nessun file da unire, nessun foglio per dipendente, nessuna versione. Tutte le registrazioni confluiscono automaticamente nello stesso dashboard – filtrabile per dipendente, progetto o periodo.

Errori di formula → calcolo automatico

Straordinari, saldi e pause vengono calcolati automaticamente. Nessun formato di cella errato, nessuna formula sovrascritta, nessun errore di Excel che falsifica l'intero mese.

Assegnazione manuale → progetto al momento della timbratura

Invece di suddividere le ore per progetto in colonne a fine mese, il dipendente seleziona il progetto all'avvio. Il consuntivo e la fatturazione al cliente si basano su registrazioni precise – non su stime nella cella D14.

File modificabile → prova a prova di manipolazione

Ogni voce ha un timestamp che non può essere modificato. Le correzioni successive vengono registrate nel protocollo. In caso di controllo da parte delle autorità contano i fatti – non le celle.

Ore d'ufficio settimanali → esportazione con un clic

Invece di trascorrere da tre a cinque ore alla settimana a raccogliere, verificare e correggere dati, esportate report mensili completi in pochi minuti. Il vostro consulente fiscale riceve un file pulito.

Come sostituire Excel nella sua azienda

Creare un account, configurare dipendenti e progetti

Trasferite il vostro elenco di dipendenti e la struttura dei progetti nel sistema. Richiede meno di un'ora – ed è l'ultimo inserimento manuale di dati che dovrete fare.
Distribuire l'app – I dipendenti timbrano già da domani

I dipendenti installano l'app, scelgono la loro lingua e timbrano digitalmente il cartellino. Nessuna formazione su Excel necessaria – avvio, arresto, selezione del progetto.
Eliminare il file Excel dall'ufficio

Dal primo mese con Jobilino avrete report già pronti con un semplice clic. Il vecchio file Excel non sarà più necessario – ma non sparirà, nel caso in cui doveste consultarlo di nuovo.

Rilevazione in tempo reale

Gli orari di lavoro vengono registrati nel momento stesso in cui si lavora – tramite app, NFC o terminale. Non due giorni dopo in una cella di un foglio di calcolo.

Assegnazione automatica del progetto

Al momento della timbratura il dipendente seleziona il progetto. Con i tag NFC l'assegnazione è automatica. Nessuna colonna D, nessuna tabella pivot, nessuna rielaborazione.

Prova di presenza tramite NFC

Excel non può dimostrare che qualcuno fosse sul posto. Un tag NFC nella sede di intervento sì – prova fisica di presenza senza GPS.

Funzione offline

Excel richiede un computer. Jobilino ha bisogno solo di uno smartphone – e funziona anche senza Internet. Nei cantieri, nei seminterrati e dal cliente.

Registro a prova di manipolazione

In Excel chiunque può modificare qualsiasi cella. In Jobilino ogni modifica viene registrata con marca temporale e motivazione. La differenza che conta durante un controllo da parte delle autorità.

13 lingue

Albanese, bulgaro, tedesco, inglese, italiano, croato, polacco, rumeno, serbo, slovacco, ceco, turco e ungherese. Excel parla solo la lingua in cui è installato.

Straordinari e saldi automatici

Nessuna formula per gli straordinari che smette di funzionare in un giorno festivo. Jobilino calcola automaticamente – in modo corretto e trasparente.

Esportazioni paghe pronte

Esportate i riepiloghi mensili in CSV o Excel. L'ironia: alla fine ricevete un file Excel – ma uno che non avete dovuto creare voi stessi.

Dal foglio di calcolo al dashboard

Dashboard invece del foglio di calcolo

Panoramica in tempo reale invece del consolidamento mensile

Esportazione paghe pronta

Un clic invece di tre ore di verifica delle formule

Lasciare Excel, non dimenticarlo

Jobilino esporta nei formati che il suo commercialista e il suo ufficio paghe già conoscono.

Esportazione CSV ed Excel

Riepiloghi ore pronti all'uso nel formato a cui è abituato il Suo ufficio paghe – solo senza gli errori

iOS e Android

L'app funziona su tutti gli smartphone più diffusi – nessun PC con Excel necessario

Web Dashboard

Gestione e analisi nel browser – da qualsiasi dispositivo, senza installazione di software

Conforme al GDPR

Server europei, dati crittografati – più sicuro di un file Excel sul desktop

Settori che lasciano Excel alle spalle

In particolare le aziende con più cantieri, sedi o interventi presso clienti si scontrano con i limiti di Excel.

Domande frequenti sulla sostituzione di Excel

Posso importare i miei dati Excel esistenti?

I dati storici rimangono nei Suoi file Excel. Jobilino parte da zero – dal primo timbraggio avrà dati in tempo reale precisi. Per i dati precedenti continui a utilizzare i Suoi file Excel salvati come riferimento.

Ricevo comunque un file Excel alla fine per il commercialista?

Sì. Jobilino esporta riepiloghi mensili e analisi delle ore in formato CSV o Excel. Il Suo commercialista riceve il formato che conosce – semplicemente senza gli errori che si generano quando si compila il file manualmente.

Quanto tempo risparmio a settimana rispetto a Excel?

La maggior parte delle aziende riporta un risparmio di tre-cinque ore a settimana, dovute al consolidamento, alla verifica delle formule, alle richieste di chiarimento e alle correzioni. Con Jobilino questo lavoro viene quasi completamente eliminato, perché i dati provengono direttamente dall'app in modo preciso.

Jobilino funziona anche senza Internet?

Sì. L'app salva tutte le registrazioni in locale e le sincronizza automaticamente. Excel ha bisogno di un computer – Jobilino ha bisogno solo di uno smartphone e funziona anche nei cantieri senza copertura mobile.

Jobilino è più sicuro di un file Excel?

Sì. In Excel chiunque può modificare qualsiasi cella in qualsiasi momento – senza registro. In Jobilino ogni modifica viene registrata con data e ora e relativa motivazione. Tutti i dati vengono archiviati in forma crittografata su server europei. In caso di controllo da parte delle autorità, questa è una differenza determinante.

I dipendenti possono utilizzare l'app nella propria lingua?

Sì. L'app è disponibile in 13 lingue: albanese, bulgaro, tedesco, inglese, italiano, croato, polacco, rumeno, serbo, slovacco, ceco, turco e ungherese. Excel parla solo la lingua in cui è installato sul computer.

Quanto costa sostituire Excel con Jobilino?

Jobilino Basic è disponibile a partire da 5,99 euro per dipendente al mese. Premium a partire da 12,99 euro. Per un team di dieci dipendenti sono meno di 80 euro – decisamente meno delle tre-cinque ore settimanali di lavoro amministrativo che Excel comporta. Provi gratuitamente senza vincoli contrattuali.

Ho bisogno di un reparto IT per effettuare la migrazione?

No. Crea un account, configura i dipendenti, distribuisci l'app – richiede meno di un'ora. Nessun server, nessuna installazione, nessun progetto IT. Passare da Excel a Jobilino è meno complesso che impostare un foglio Excel con le funzioni pivot.

Sostituire Excel con Jobilino – provalo gratuitamente adesso

Si registri, distribuisca l'app – e dalla prossima settimana non avrà più bisogno di alcun foglio Excel per gli orari di lavoro. Senza vincoli contrattuali e senza carta di credito.

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