Rilevazione presenze con approvazione – Verificare, autorizzare e poi fatturare gli orari di lavoro

I dipendenti registrano i propri orari tramite app, NFC o terminale. I responsabili verificano le voci e le approvano. Solo dopo l'approvazione gli orari confluiscono nell'elaborazione delle buste paga e nell'analisi dei progetti. Le correzioni e le integrazioni vengono registrate con relativa motivazione. In questo modo nell'elaborazione arrivano solo dati verificati e corretti – e voi mantenete il controllo sugli orari di lavoro, gli straordinari e le ore di progetto.

Vengono fatturate solo le ore approvate
Correzioni con motivazione obbligatoria e registro
Straordinari e integrazioni sotto controllo

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Registrare, verificare e liquidare gli orari di lavoro solo dopo l'approvazione – per dati retributivi accurati e straordinari sotto controllo.

Cosa succede quando gli orari di lavoro vengono liquidati senza verifica

Senza un processo di approvazione, tutti gli orari registrati confluiscono direttamente nell'elaborazione delle buste paga – che siano corretti o meno.

Le registrazioni errate vengono rilevate solo quando il cedolino è già stato elaborato – le correzioni richiedono il doppio del tempo
Gli straordinari vengono registrati senza che un superiore li abbia verificati o approvati – i costi esplodono in modo incontrollato
Le integrazioni vengono inviate senza giustificazione – nessuno sa se il dipendente ha davvero dimenticato di timbrare o se le ore sono state gonfiate a posteriori
Le ore di progetto vengono assegnate in modo errato – il consuntivo non torna e il committente riceve una fatturazione imprecisa
L'amministrazione non ha la possibilità di verificare le voci prima della liquidazione – gli errori emergono solo in fase di controllo delle retribuzioni

La soluzione: rilevazione presenze con workflow di approvazione

Un processo di approvazione tra la registrazione e la liquidazione – affinché nel calcolo della retribuzione confluiscano solo dati verificati.

In Jobilino i dipendenti registrano i propri orari di lavoro come di consueto tramite app, NFC o terminale. Le voci vengono automaticamente inoltrate al responsabile competente o all'amministrazione per la verifica. Nella dashboard, il responsabile dell'approvazione visualizza in un colpo d'occhio tutte le voci in sospeso: chi ha timbrato e quando? Le assegnazioni ai progetti sono corrette? Ci sono straordinari o anomalie? Con un clic si approva, si corregge o si respinge. Solo dopo l'approvazione gli orari vengono resi disponibili per l'esportazione paghe e l'analisi dei progetti. Le aggiunte successive e le correzioni vengono registrate con una motivazione obbligatoria – ogni modifica è trasparente e tracciabile.

Nessun orario errato in busta paga

I responsabili verificano ogni voce prima che venga inclusa nell'esportazione. Registrazioni errate, assegnazioni di progetto sbagliate e pause dimenticate vengono corrette prima della liquidazione – non dopo.

Gli straordinari sotto controllo

Gli straordinari diventano visibili prima di essere liquidati. Il responsabile approva o rifiuta – con motivazione. Nessuna brutta sorpresa a fine mese.

Le integrazioni sono trasparenti

Se un dipendente ha dimenticato di timbrare, può inserire l'orario in un secondo momento – ma solo con l'obbligo di indicare una motivazione. La correzione viene registrata ed è visibile ai responsabili.

Solo dati approvati nell'esportazione

L'esportazione delle retribuzioni contiene esclusivamente orari approvati. Il consulente fiscale o l'ufficio paghe riceve dati puliti e verificati – senza discussioni e senza giri di correzioni.

Responsabilità chiaramente distribuite

I collaboratori registrano. I superiori approvano. L'amministrazione esporta. Ognuno sa qual è il proprio compito – processi chiari al posto di accordi informali.

Ruoli e autorizzazioni

Chi può approvare? Chi può vedere solo i propri orari? Chi può esportare? Le autorizzazioni basate sui ruoli garantiscono che ogni utente abbia esattamente le funzioni di cui ha bisogno.

Come funziona la rilevazione presenze con approvazione

Il dipendente registra l'orario di lavoro

Tramite app, NFC o terminale – come di consueto. Il dipendente timbra l'entrata, seleziona il progetto e lavora. La registrazione viene salvata nel sistema.
La voce viene inviata al responsabile dell'approvazione

Il superiore, il responsabile del team o l'amministrazione visualizza la voce nella dashboard. Le approvazioni in sospeso vengono presentate in modo chiaro – con indicazione dell'orario, del progetto e della durata.
Verificare, correggere o approvare

Approvi con un clic, corregga o rifiuti se necessario. Le correzioni vengono registrate con relativa motivazione. Il dipendente viene informato dell'approvazione o del rifiuto.
Esportare i tempi approvati

Solo le voci approvate vengono considerate per l'esportazione delle retribuzioni e l'analisi dei progetti. L'esportazione contiene esclusivamente dati verificati.

Dashboard di approvazione

Tutte le voci aperte a colpo d'occhio: collaboratore, data, progetto, durata, ore straordinarie. Approvare singolarmente o in blocco – con un clic.

Registrazioni successive con motivazione obbligatoria

Le registrazioni dimenticate possono essere aggiunte successivamente, ma solo con una motivazione. La correzione viene registrata separatamente e contrassegnata come registrazione successiva.

Approvazione degli straordinari

Gli straordinari vengono visualizzati separatamente e devono essere approvati prima della liquidazione. Nessun accumulo incontrollato di conti straordinari.

Rifiuto con commento

Se una voce non è corretta, il responsabile dell'approvazione può rifiutarla – con un commento al dipendente. Il dipendente corregge la voce e la invia nuovamente.

Autorizzazioni basate sui ruoli

Dipendenti, responsabili di team, amministrazione e direzione vedono ciascuno solo ciò di cui hanno bisogno. Chi ha il diritto di approvare viene definito per ogni team o reparto.

Notifiche

I responsabili dell'approvazione vengono informati delle voci in sospeso. I collaboratori ricevono una notifica quando i loro orari vengono approvati o rifiutati.

Registro delle modifiche

Ogni modifica a una voce di tempo viene registrata con marca temporale, utente e motivazione. Tracciabilità completa per i controlli delle autorità e la revisione interna.

Approvazione delle ferie

Anche le richieste di ferie e le assenze vengono gestite tramite il flusso di approvazione. I collaboratori inviano la richiesta, i superiori approvano con un clic. Il saldo ferie residuo viene calcolato automaticamente.

Il processo di approvazione nella pratica

Approvazioni in sospeso

Tutte le voci da esaminare in un colpo d'occhio

Approvazione con un clic

Approvare, correggere o rifiutare

Si adatta ai vostri processi

Il workflow di approvazione integra la rilevazione presenze esistente – senza modificare la registrazione stessa.

App + NFC + Terminal

Indipendentemente dal metodo di rilevamento – il processo di approvazione è identico per tutti i metodi

Esportazione CSV ed Excel

Vengono esportati solo i tempi approvati – le voci non verificate rimangono nel sistema

Dashboard web

Approvazioni nel browser – alla scrivania o in mobilità sul tablet

Conforme al GDPR

Tutti i dati cifrati, diritti di accesso basati sui ruoli, server europei

Workflow di approvazione per settore

Particolarmente utile per le aziende con più team, cantieri o responsabili di progetto.

Domande frequenti sulla rilevazione presenze con approvazione

Chi può approvare gli orari di lavoro?

Questo viene stabilito per ogni team o reparto. In genere, i superiori, i responsabili di team o i responsabili di progetto approvano gli orari dei propri collaboratori. L'amministrazione può fungere da seconda istanza. I ruoli vengono configurati nel sistema – ognuno vede solo le voci di cui è responsabile.

Cosa succede se un dipendente ha dimenticato di timbrare?

Il dipendente può inserire l'orario in un secondo momento, ma deve fornire una motivazione. L'inserimento posticipato viene contrassegnato come tale nel sistema e deve essere approvato dal superiore. La modifica viene registrata con marca temporale e motivazione.

Posso modificare gli orari dopo l'approvazione?

Sì, con le autorizzazioni appropriate. Le modifiche agli orari già approvati vengono registrate separatamente e richiedono una nuova approvazione. In questo modo la documentazione rimane completa e ogni modifica è tracciabile.

Gli orari non approvati vengono comunque esportati?

No. Solo le voci approvate compaiono nell'esportazione delle paghe e nelle analisi di progetto. Le voci aperte e quelle rifiutate rimangono visibili nel sistema, ma non vengono incluse nell'esportazione.

Come vengono gestite le ore straordinarie nel processo di approvazione?

Le ore straordinarie vengono visualizzate separatamente nella dashboard di approvazione. Il superiore vede immediatamente quali collaboratori hanno registrato ore straordinarie e può approvarle o rifiutarle in modo mirato. In questo modo mantenete il controllo sui vostri costi del personale.

L'approvazione funziona anche per le richieste di ferie?

Sì. I dipendenti inviano le richieste di ferie direttamente nell'app. Il responsabile riceve una notifica e approva o rifiuta la richiesta con un clic. I giorni di ferie residui e quelli già fruiti vengono calcolati automaticamente e sono visibili nella dashboard.

Quanto è oneroso il processo di approvazione per i responsabili?

Minimo. Le voci in sospeso vengono visualizzate in modo chiaro nella dashboard. Nella maggior parte dei casi è sufficiente un clic su Approva. Solo in presenza di anomalie – straordinari, inserimenti successivi, orari insoliti – è necessaria un'analisi più attenta. Per un team di 15 dipendenti, la convalida settimanale richiede solo pochi minuti.

Quanto costa la rilevazione delle presenze con approvazione?

Il workflow di approvazione è incluso nel pacchetto Premium a partire da 12,99 euro per dipendente al mese. Basic a partire da 5,99 euro. Non esiste un modulo di approvazione separato da acquistare. Tutte le funzionalità principali sono disponibili fin dal primo giorno. Provi gratuitamente e senza impegno.

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