Manuale
Documentare ogni giornata di cantiere – e avere una prova che regge in caso di contestazione
Guida passo dopo passo per amministratori, direttori di cantiere e capisquadra. Come tenere il giornale di cantiere in Jobilino: registrare i rapporti giornalieri con meteo, personale, lavori eseguiti e foto – in cantiere dall'app o alla scrivania –, riprendere i suggerimenti dalla vostra rilevazione presenze, dalla pianificazione e dai prelievi di magazzino, chiudere la giornata e congelarla in PDF, trasformare un ostacolo in una denuncia di ostacolo ai sensi della VOB/B § 6 e consegnare il rapporto al committente – inclusi controllo di plausibilità, cronologia delle versioni e codice di verifica stampato sul documento.
Come funziona il giornale di cantiere
tutti
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Un rapporto per cantiere e per giornata
Il giornale di cantiere è la raccolta di tutti i rapporti giornalieri di un progetto. Un rapporto giornaliero appartiene esattamente a un progetto e a un giorno di calendario – un secondo rapporto per lo stesso giorno non è possibile, e nemmeno un rapporto per domani.
Tipp: Ragioni per cantieri, non per aziende: ciò che in Jobilino è un progetto, sul campo è il cantiere. Se gestite più cantieri per lo stesso committente, ognuno tiene il proprio giornale.
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La chiusura trasforma la bozza in una prova
Finché il rapporto è una bozza, potete lavorarci liberamente. Con “Chiudi giornata” diventa immodificabile, il PDF viene archiviato e porta un numero di versione. Da quel momento una modifica è possibile solo riaprendolo.
Tipp: Una bozza porta nel PDF la filigrana “BOZZA”. Così nessuno consegna per errore mezza giornata di cantiere.
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Le correzioni non sovrascrivono mai nulla
Se un rapporto chiuso viene riaperto e chiuso di nuovo, nasce una NUOVA versione PDF. La versione precedente resta integra e il nuovo documento indica esso stesso quale versione sostituisce.
Tipp: È questa la differenza rispetto a un file Word su una cartella condivisa: ciò che rende probante un giornale di cantiere non è solo l'immodificabilità, ma la tracciabilità senza lacune di ogni modifica.
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Jobilino propone ciò che già sa
Quando registrate una giornata, Jobilino propone di riprendere il personale dalla rilevazione presenze e dalla pianificazione, le attrezzature dalle trasferte e dai turni e il materiale dai prelievi di magazzino di quel giorno.
Tipp: È questo il vero vantaggio rispetto a un'app dedicata solo al giornale di cantiere: i numeri provengono dai vostri dati operativi, non dalla memoria a fine giornata.
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I suggerimenti vanno in una sola direzione
Il giornale di cantiere LEGGE presenze, pianificazione, trasferte e magazzino – non vi scrive mai nulla. Una correzione nel rapporto non modifica alcuna timbratura né alcun movimento di magazzino.
Tipp: Vale anche il contrario: nulla del giornale di cantiere blocca l'operatività. Un rapporto mancante non impedisce a nessuno di timbrare e il controllo di plausibilità non ferma mai una chiusura.
Configurare il modulo e assegnare i permessi
amministratori
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Far attivare il modulo
Il giornale di cantiere è un modulo opzionale e non è attivo per impostazione predefinita. Contattateci se desiderate utilizzarlo.
Tipp: Dopo l'attivazione effettuate un nuovo accesso, affinché voci di menu e permessi vengano caricati aggiornati.
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Attivare il giornale per singolo progetto
Aprite “Progetto” → “Impostazioni” e attivate l'interruttore “Giornale di cantiere”. Solo allora compare la scheda “Giornale di cantiere” sul progetto e i rapporti diventano possibili.
Tipp: Attivatelo solo sui cantieri reali. Un giornale su ogni progetto genera ogni sera promemoria per giornate che nessuno intende documentare.
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Disattivare non cancella mai nulla
Se l'interruttore viene disattivato, rapporti, foto e PDF archiviati restano. Tornano invariati non appena lo riattivate.
Tipp: Se il modulo non è attivo per il vostro account, l'interruttore è bloccato e mostra una nota – ma il valore salvato viene conservato e torna efficace subito dopo l'attivazione.
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Impostare i permessi nel gruppo utenti
Aprite “Amministrazione” → “Gruppi utenti” e spuntate le voci nel blocco “Giornale di cantiere”: “Può tenere il giornale di cantiere” (direttori di cantiere e capisquadra – creare, modificare, chiudere), “Può consultare il giornale di cantiere” (sola lettura, inclusi cronologia versioni ed esportazioni) e “Può riaprire i rapporti chiusi”.
Tipp: “Tenere” include la consultazione – non dovete spuntare in aggiunta il permesso di lettura.
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Assegnare la riapertura a poche persone
Nella pratica funziona così: il capomastro e il direttore di cantiere possono tenere il giornale, la direzione amministrativa può consultarlo e solo poche persone possono riaprire i rapporti chiusi.
Tipp: La riapertura è l'unico modo di modificare una prova congelata. Richiede sempre una motivazione ed è registrata – ma meno persone possono farlo, più solido è il vostro giornale.
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L'accesso finisce con l'appartenenza al progetto
Oltre al permesso serve l'accesso al progetto stesso. E nella registrazione del personale vengono proposti solo i collaboratori che chi registra può effettivamente vedere.
Tipp: Se un capomastro non trova un collega nella selezione del personale, non gli manca il permesso sul giornale ma la visibilità su quella persona – la regolate tramite i team e il ruolo.
Registrare un rapporto giornaliero
dipendenti
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Creare la giornata
Aprite il progetto, passate a “Giornale di cantiere” e cliccate su “Registra giornata”. L'elenco mostra il mese; con le frecce sfogliate indietro.
Tipp: Una data futura viene rifiutata, così come un giorno che ha già un rapporto. Per integrare un giorno esistente apritelo dall'elenco invece di crearne uno nuovo.
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Riprendere i suggerimenti
In alto compare un riquadro con ciò che Jobilino ha trovato per quel giorno. Riprendete personale, materiale e attrezzature con un clic ciascuno – ogni gruppo separatamente.
Tipp: Riprendere significa precompilare, non affermare: verificate e correggete poi le righe. Il rapporto è la vostra dichiarazione, non quella del sistema.
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Inserire meteo e orario di lavoro
Scegliete la condizione meteo (soleggiato, nuvoloso, pioggia, neve, tempesta, gelo, caldo o variabile), inserite temperatura minima e massima e una nota sulle precipitazioni e indicate inizio e fine dei lavori.
Tipp: Il meteo è il dato che conta in un'eventuale richiesta di proroga dei termini. Nel campo note scrivete piuttosto una frase in più (“dalle 14:00 pioggia battente, getto interrotto”) che una in meno.
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Registrare il personale
Aggiungete per ogni riga un vostro “Collaboratore” oppure un “Subappaltatore” con il nome dell'impresa, indicando mansione/funzione e le ore. Per le imprese esterne inserite anche il numero di persone.
Tipp: Entrambi nella stessa riga è volutamente impossibile: i propri collaboratori contano nominalmente come una persona, le imprese esterne come squadra con un numero. È esattamente la distinzione che si aspetterà chi in seguito ricalcolerà le ore.
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Creare le voci del rapporto per tipo
Documentate la giornata nelle sezioni previste: Lavori eseguiti, Materiale (con quantità e unità), Attrezzature/macchinari (con veicolo), Lavori in economia, Verifiche/collaudi, Ostacoli, Interruzioni (con orario da–a), Difetti, Disposizioni ed Eventi particolari.
Tipp: Classificate con cura invece di raccogliere tutto sotto “Lavori eseguiti”. Solo da un ostacolo o da un'interruzione si può generare in seguito una denuncia di ostacolo – un fermo mascherato da descrizione dei lavori non vale nulla sul piano giuridico.
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Aggiungere foto
Caricate le foto della giornata. Compaiono nel PDF e restano parte del rapporto archiviato.
Tipp: Nell'app Jobilino l'immagine viene acquisita con la fotocamera e contrassegnata come tale. È proprio questa differenza a darle valore probatorio – fotografate sul posto, invece di caricare qualcosa la sera.
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Avanzamento e annotazioni
Nel campo “Avanzamento lavori” indicate a che punto è il cantiere oggi e in “Annotazioni generali” tutto ciò che non appartiene a una singola voce – visite, accordi, problemi di accesso.
Tipp: È lo spazio per il contesto che tra sei mesi nessuno ricorderà. Costa due frasi e in seguito chiude le discussioni.
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Documentare onestamente le giornate senza lavoro
Se il cantiere era chiuso o la giornata è saltata per il maltempo, attivate l'interruttore “In questa giornata non sono stati eseguiti lavori”. Solo con questo interruttore una giornata senza voci può essere chiusa.
Tipp: Documentare le giornate perse conta più che ometterle: una lacuna nel giornale si legge come trascuratezza, una giornata di pioggia documentata come un argomento.
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Salvare man mano
Con “Salva” mettete al sicuro lo stato come bozza e proseguite più tardi. Una bozza resta aperta a tempo indeterminato.
Tipp: Nei cantieri grandi salvate dopo ogni sezione – la giornata viene raramente registrata in un'unica volta.
Chiudere la giornata
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Far controllare prima
Con “Verifica” Jobilino confronta la vostra bozza con i dati operativi della giornata, prima ancora della chiusura. Le segnalazioni compaiono subito e non bloccano nulla.
Tipp: Usate il pulsante finché correggere è semplice. Dopo la chiusura la stessa segnalazione è congelata e visibile nel PDF.
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Che cosa viene verificato
Il controllo di plausibilità segnala ad esempio: la giornata è marcata come “nessun lavoro” benché siano state registrate timbrature; persone hanno timbrato ma non compaiono nel rapporto; persone sono elencate senza timbrature corrispondenti; ore dichiarate e timbrate divergono; si è timbrato prima dell'inizio dichiarato o dopo la fine dichiarata; prelievi di materiale o veicoli di questo cantiere mancano nel rapporto.
Tipp: Sono segnalazioni, non accuse. Compaiono nel rapporto – chi verifica il proprio rapporto vede le stesse anomalie che vedrebbe poi un perito.
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Avviare la chiusura
Cliccate su “Salva e chiudi giornata” e confermate. Per farlo il rapporto necessita di almeno una voce – oppure dell'interruttore “nessun lavoro eseguito”.
Tipp: La conferma indica quante segnalazioni ha prodotto il controllo di plausibilità. Leggetele – potete comunque chiudere, ma consapevolmente.
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Che cosa comporta la chiusura
Il rapporto viene chiuso, l'esito del controllo congelato e il PDF archiviato con numero di versione. Da quel momento ogni download restituisce esattamente quel file archiviato.
Tipp: Il documento non viene ricalcolato a ogni apertura. Due stampe della stessa versione sono quindi identiche con certezza – verificabile tramite l'hash del documento.
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Chiudere in giornata
Chiudete il rapporto possibilmente nella stessa giornata di cantiere, al più tardi il giorno successivo.
Tipp: La tempestività è il criterio da cui dipende il valore probatorio di un giornale di cantiere. Un rapporto redatto tre settimane dopo è una ricostruzione – e la controparte lo tratterà come tale.
Correggere e controfirmare
amministratori
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Riaprire un rapporto
Se un rapporto chiuso deve essere corretto, riapritelo con “Riapri” – indicando obbligatoriamente il motivo. Serve il permesso dedicato.
Tipp: Scrivete un motivo reale (“ore impresa Meier corrette in base alla bolla”), non una formula. Finisce nel protocollo e viene letto proprio quando la situazione si fa spiacevole.
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Richiudere dopo la correzione
Un rapporto riaperto è una bozza. La chiusura successiva archivia una nuova versione PDF; tutte le versioni precedenti restano.
Tipp: L'indicazione di versione è sul PDF stesso, con il riferimento alla versione sostituita. Chi ha in mano due stampe capisce subito quale vale.
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Controfirma della direzione lavori
Un rapporto chiuso può essere controfirmato una volta – nome e data vengono registrati e viene archiviata una nuova versione PDF. Possono farlo le persone autorizzate a tenere il giornale.
Tipp: È il controllo interno a quattro occhi – il capomastro registra, il direttore di cantiere controfirma. Per la conferma del committente usate il link dedicato descritto più avanti.
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L'eliminazione è possibile solo in bozza
Un rapporto giornaliero chiuso non può essere eliminato. Le bozze sì.
Tipp: È voluto. Una prova che si può cancellare non è una prova – e questo lo sa ogni giudice.
Denuncia di ostacolo ai sensi della VOB/B § 6
amministratori
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Prima verifica: la VOB/B si applica davvero?
La VOB/B non è una legge, ma un insieme di condizioni contrattuali predisposte. Si applica solo se le parti ne hanno pattuito la validità nel contratto d'appalto – con i committenti pubblici è la regola, con quelli privati non necessariamente. In mancanza di pattuizione vale in Germania il diritto dell'appalto secondo il BGB, in Austria l'ABGB e, se pattuita, la ÖNORM B 2110.
Tipp: Chiarite il punto una volta per ogni committente e mettetelo per iscritto. Da questo dipendono i termini e i requisiti di forma della vostra denuncia – non dal modulo a cui siete abituati.
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Quando dovete denunciare
Se la VOB/B è pattuita, l'appaltatore deve denunciare l'ostacolo al committente senza indugio e per iscritto ai sensi del § 6 comma 1 VOB/B – senza indugio significa senza colpevole ritardo, quindi lo stesso giorno o il giorno lavorativo successivo.
Tipp: In mancanza della denuncia, i diritti derivanti dal § 6 restano solo nella misura in cui le circostanze ostacolanti fossero manifestamente note al committente (§ 6 comma 1 frase 2 VOB/B). Non contate mai su questa eccezione: provarla è più difficile che scrivere la denuncia.
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Generare la denuncia dal rapporto
Aprite il rapporto giornaliero chiuso. Per ogni voce del tipo “Ostacoli” o “Interruzioni” potete generare con “Crea denuncia di ostacolo” una comunicazione a sé stante – con destinatario, causa e prevedibile effetto sull'andamento dei lavori.
Tipp: Solo questi due tipi di voce sono ammessi. Se durante la registrazione notate che qualcosa disturba l'andamento, inseritelo subito come ostacolo – non come annotazione.
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Che cosa offre il documento
La denuncia riceve un numero progressivo, richiama il rapporto giornaliero come riscontro e viene emessa come PDF autonomo ai sensi del § 6 comma 1 VOB/B, con riserva delle pretese di cui al § 6 comma 2 e comma 6.
Tipp: Il testo viene congelato all'emissione. Una successiva correzione della voce del rapporto non modifica quindi mai la comunicazione già inviata – esattamente come deve essere.
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Su che cosa si fonda la denuncia
Sulla denuncia si fondano la proroga dei termini di esecuzione ai sensi del § 6 comma 2 VOB/B e un eventuale risarcimento ai sensi del § 6 comma 6 VOB/B. Se la VOB/B non si applica, rilevano altri fondamenti – in Germania ad esempio il § 642 BGB in caso di mancata cooperazione del committente.
Tipp: La denuncia stessa non quantifica alcun costo. Attesta CHE e PERCHÉ l'esecuzione è ostacolata – la richiesta di maggiori costi è un passo successivo e autonomo, che si fonda proprio su questa documentazione.
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L'invio resta compito vostro
Jobilino crea il documento; l'invio al committente spetta a voi – preferibilmente in forma dimostrabile.
Tipp: Se una e-mail soddisfi il requisito contrattuale della forma scritta dipende dal contratto d'appalto. Nel dubbio inviate anche una copia cartacea con prova di ricezione: il PDF più curato non serve a nulla se la ricezione viene contestata.
Consegnare il rapporto
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Singola giornata in PDF
Aprite il rapporto e usate “Anteprima PDF” o “Scarica PDF”. Per i rapporti chiusi si tratta sempre della versione archiviata.
Tipp: Per una bozza il PDF viene generato al momento – riconoscibile dalla filigrana “BOZZA”. Non consegnatelo mai.
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Esportare il mese
Dall'elenco mensile esportate il periodo in PDF o Excel – è il giornale di cantiere vero e proprio come raccolta.
Tipp: Vengono esportati esclusivamente i rapporti CHIUSI. Se un giorno manca nell'esportazione, è ancora una bozza – un ottimo controllo di fine mese.
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Creare il link per il committente
Se la funzione è attiva per la vostra installazione, generate sul rapporto chiuso un link a scadenza. Il committente lo apre senza accedere, legge il rapporto, scarica il PDF e conferma con il proprio nome la presa visione – l'annotazione compare sul documento.
Tipp: Un nuovo link invalida immediatamente quello precedente – è così che neutralizzate un link inoltrato per errore. Ogni link scade comunque dopo un periodo stabilito.
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Conoscere i limiti della presa visione
La conferma registra nome e momento e dimostra che il committente ha visto il rapporto. Non è una firma elettronica qualificata ai sensi del Regolamento eIDAS e non sostituisce né il collaudo né un requisito di forma scritta pattuito contrattualmente.
Tipp: Per un collaudo formale resta valida la stampa firmata – il PDF contiene appositi spazi per la firma della direzione lavori e del committente.
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Codice di verifica sul documento
Ogni rapporto chiuso porta un codice di verifica e l'hash del documento (SHA-256). Tramite l'indirizzo indicato sul PDF ogni destinatario può verificare senza accedere se la propria copia coincide con l'originale archiviato – e se nel frattempo è stata superata da una versione più recente.
Tipp: La pagina di verifica mostra volutamente solo dati di verifica, mai il contenuto. Un codice si può quindi confermare, ma nessuno può risalire ai rapporti altrui.
Bozza automatica e promemoria
amministratori
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La bozza serale
In prima serata Jobilino prepara per ogni cantiere con attività una bozza del rapporto giornaliero a partire dai dati registrati e ne informa i responsabili.
Tipp: Una bozza automatica è esplicitamente contrassegnata come “non ancora verificata e confermata da una persona” – anche nel PDF. Solo quando qualcuno la salva il rapporto vale come redatto da una persona.
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Che cosa la bozza non fa mai
Non sovrascrive alcun rapporto esistente, non chiude mai nulla e non inventa lavori eseguiti. Personale, attrezzature e materiale provengono esclusivamente dai vostri dati.
Tipp: Nessun automatismo può scrivere al posto vostro la descrizione dei lavori eseguiti. È esattamente a questo che serve il rapporto – il resto è preparazione.
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Promemoria per le giornate mancanti
Se in un cantiere si è lavorato ma non è stato chiuso alcun rapporto, la sera Jobilino avvisa i responsabili – nella casella dei messaggi e come notifica push.
Tipp: Il promemoria arriva una volta al giorno per cantiere, non di continuo. Se lo ricevete regolarmente per lo stesso progetto, o la responsabilità non è chiara oppure lì il giornale non serve.
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Funzioni opzionali
A seconda dell'installazione si possono attivare i dati meteo automatici (dall'archivio meteo per le coordinate del progetto, con indicazione della fonte) e una marca temporale qualificata di un servizio di time stamping sul PDF chiuso.
Tipp: I dati meteo automatici non sovrascrivono mai un'indicazione inserita da una persona. E nessuna di queste funzioni può impedire una chiusura – un rapporto giornaliero deve restare chiudibile anche alle 17:30 con una tacca di segnale.
In cantiere con l'app
dipendenti
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Aprire il giornale di cantiere
Nell'app Jobilino trovate il giornale di cantiere nel menu laterale – volutamente non accanto alla rilevazione presenze in corso, perché il direttore di cantiere che redige il rapporto spesso non è nemmeno timbrato su quel cantiere.
Tipp: Vengono proposti solo i cantieri con giornale attivo. Se il vostro manca, l'interruttore sul progetto non è ancora stato impostato.
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Registrare e chiudere la giornata
Scegliete il cantiere, poi il mese e il giorno. Registrate meteo, orario, personale, voci, note e foto esattamente come nel web – suggerimenti inclusi – e chiudete la giornata direttamente sul posto.
Tipp: Una giornata chiusa si apre nell'app solo come vista di sola lettura con il PDF. Così nessuno può continuare a scrivere per errore in un rapporto già consegnato.
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Le correzioni passano dal web
Riapertura, controfirma, denunce di ostacolo ed esportazione mensile sono volutamente disponibili solo nell'interfaccia web.
Tipp: Chi ha il permesso di riapertura riceve nell'app una nota corrispondente invece di un pulsante mancante – la correzione di una prova si fa alla scrivania.
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Scattare le foto direttamente
Le immagini acquisite nell'app vengono contrassegnate come scatti da fotocamera.
Tipp: Fotografate l'ostacolo nel momento in cui è visibile. Una foto dal cantiere nello stesso giorno è un mezzo di prova; una foto trasmessa dopo è un'affermazione con allegato.
Che cosa il giornale di cantiere non fa
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Non blocca nulla
Né un rapporto mancante né una segnalazione del controllo di plausibilità impediscono a qualcuno di timbrare, di registrare un movimento di magazzino o di chiudere la giornata.
Tipp: Tutti i controlli sono indicazioni. È una scelta consapevole: uno strumento di documentazione che rallenta l'operatività viene aggirato – e allora non documenta più nulla.
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Non sostituisce la rilevazione presenze
Le ore nel rapporto sono la vostra dichiarazione sulla giornata di cantiere. Per la retribuzione e la fatturazione resta determinante la rilevazione presenze.
Tipp: Proprio per questo il controllo di plausibilità è utile: mostra dove le due immagini divergono – prima che se ne accorga qualcun altro.
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Non sostituisce la consulenza legale
Jobilino mette a disposizione la documentazione e i moduli. Se al vostro contratto si applichi la VOB/B, il BGB o la ÖNORM B 2110, quali termini decorrano e quali pretese sussistano lo valuta il vostro legale – non il software.
Tipp: Chiarite una volta in linea di principio come sono impostati i vostri contratti tipo e formate su questo i direttori di cantiere. Dopodiché il giornale di cantiere è pura routine.
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I rapporti non vengono mai eliminati automaticamente
Rapporti giornalieri, foto e PDF archiviati sono prove e non vengono rimossi da alcuna routine di pulizia.
Tipp: Non contate quindi su una pulizia automatica. Quanto registrate qui sarà disponibile anche dopo la scadenza della responsabilità per i difetti – ed è esattamente allora che vi servirà.
Altre domande? Siamo felici di aiutarti.
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