Workforce Management
Workforce management con Jobilino: pianificazione turni, disposizione, rilevazione presenze e analisi in un unico sistema. Provi gratis ora.
Il workforce management è un ciclo, non un singolo modulo
Pianificare, disporre gli interventi, rilevare le ore, analizzare – e dall'analisi pianificare meglio. Questo è il workforce management. Il punto di rottura è quasi sempre lo stesso: ogni passaggio vive in uno strumento diverso. Il piano di servizio in Excel, gli accordi su WhatsApp, le ore su fogli di carta, l'esperienza nella testa di chi organizza.
In Jobilino è un unico dato. Un turno pianificato, un'ora timbrata e l'analisi di fine mese si riferiscono allo stesso progetto e allo stesso collaboratore – senza export, senza riconciliazioni, senza errori di trascrizione.
Pianificare: il piano è sul telefono, non in bacheca
Un piano appeso in ufficio non aiuta nessuno in cantiere. In Jobilino pubblicate il piano settimanale e ogni collaboratore vede i propri turni sul telefono – nella propria lingua e anche senza campo.
La griglia non impone alcun modello di turno: collaboratori nelle righe, giorni nelle colonne. Mattino, pomeriggio, notte, servizi spezzati, part-time con giorni fissi. Una settimana ben riuscita si copia fino a dodici settimane successive e gli spazi già occupati vengono saltati.
Disporre: chi guida quale veicolo e verso quale cliente
Tra il piano di servizio e l'inizio del lavoro c'è la domanda che si decide ogni mattina alle sei: quale squadra va dove, chi è al volante, quale veicolo è libero. Nella lavagna giornaliera trascinate i collaboratori disponibili sui veicoli e sugli oggetti.
Chi è in ferie o in malattia non compare nemmeno nel pool. E come conducente può essere impostato solo chi ha la patente richiesta registrata – la qualifica la verifica il sistema, non la memoria di chi pianifica.
Rilevare: là dove si lavora davvero
L'orario di lavoro nasce in cantiere, nell'oggetto da pulire e presso il cliente – non alla scrivania. Per questo ci sono tre modi: l'app sullo smartphone, un tag NFC sul posto e il terminale come tablet all'ingresso.
Timbrando, il collaboratore sceglie il progetto o l'oggetto, così l'ora appartiene fin dall'inizio al centro di costo giusto. Senza campo la timbratura viene salvata localmente e sincronizzata più tardi: non si perde nulla.
Regole che il sistema conosce prima che vengano infrante
Undici ore di riposo tra due turni – in Austria secondo il § 12 AZG, in Germania secondo il § 5 ArbZG. Nella pratica la regola salta sempre nello stesso punto: turno pomeridiano fino alle 22, turno del mattino alle 6 del giorno dopo. Sono otto ore.
Jobilino lo segnala mentre pianificate, non alla fine in busta paga. Lo stesso vale per le soglie delle pause, i giorni festivi e le sovrapposizioni. Nessun avviso blocca qualcosa – decidete voi come procedere.
Analizzare: previsto contro effettivo, senza Excel di mezzo
Il workforce management diventa interessante dove le ore pianificate e quelle effettive divergono: negli straordinari, nell'intervento durato più del previsto, nel progetto che supera le ore preventivate. Poiché pianificazione e rilevazione sono lo stesso sistema, i due valori stanno uno accanto all'altro.
Ogni timbratura porta con sé momento, luogo, persona e il registro di ogni modifica successiva. È la differenza tra un numero che qualcuno ricorda e un numero documentato – verso le paghe quanto verso il committente.
Una squadra, molte lingue
Nell'edilizia, nelle pulizie e nei servizi di sicurezza raramente tutti parlano la stessa lingua. Un software utilizzabile solo in tedesco genera esattamente le domande e le timbrature sbagliate che dovrebbe eliminare.
L'app Jobilino parla 21 lingue e ogni collaboratore imposta la propria. Timbrare l'entrata, scegliere l'oggetto, timbrare l'uscita – funziona senza formazione e senza un traduttore nella squadra.
Come introdurre il workforce management
Operativi in 3 passi
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Creare e invitare i collaboratori – via e-mail o semplicemente con il numero di cellulare
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Scegliere come rilevare: app sullo smartphone, tag NFC sul posto o terminale all'ingresso
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Pianificare, timbrare, analizzare – dal primo giorno in un unico sistema anziché in cinque
Workforce management senza progetto enterprise
Le grandi piattaforme di workforce management sanno fare quasi tutto – e per farlo richiedono giornate di consulenza, un responsabile di progetto interno e di norma diversi mesi. Per un'azienda con 15 o 80 persone che lavorano fuori, è l'ordine di grandezza sbagliato.
Jobilino copre il nucleo operativo: pianificare, disporre, rilevare, analizzare. Il lavoro d'ufficio per collaboratore scende da circa 40 minuti a settimana con carta ed Excel a circa 5 minuti. Configurato in meno di 30 minuti, fatturato per collaboratore attivo, disdicibile ogni mese.
Un sistema invece di cinque
Pianificazione, tempi e analisi
Piano di servizio, disposizione, rilevazione presenze, ferie e reportistica si integrano tra loro. Nessun export, nessuna riconciliazione, nessuna seconda verità in Excel.
Per team senza scrivania
App, NFC e terminale
Si timbra con il proprio smartphone, con il tag NFC nell'oggetto o con il tablet in azienda. Anche offline e anche senza telefono aziendale.
Operativi in un pomeriggio
Nessun progetto IT
Registrarsi, invitare i collaboratori, distribuire l'app. Nessuna installazione in azienda, nessuna formazione, nessun vincolo contrattuale.
Che cosa cambia il workforce management in azienda
Non è il numero di funzioni a fare la differenza, ma il fatto che i dati nascano là dove si lavora. Quando accade, spariscono dalla settimana d'ufficio quattro attività che non le sono mai appartenute.
Nessuna caccia ai fogli ore
Le ore sono già nel sistema quando il mese finisce. Nessuno raccoglie fogli e nessuno li ricopia.
Meno tempi morti e meno doppie assegnazioni
Nella lavagna giornaliera si vede subito dove ci sono due persone e dove nessuna – prima che la giornata inizi.
Prove al posto dei ricordi
Momento, luogo, persona e ogni modifica sono registrati. In un controllo conta la documentazione, non la dichiarazione.
Numeri affidabili per progetto e cliente
Poiché ogni ora viene assegnata al momento della timbratura, sapete quale commessa rende – e quale tiene soltanto occupati.
Domande frequenti
Che cos'è il workforce management?
In che cosa il workforce management si differenzia dalla semplice rilevazione presenze?
Il software di workforce management conviene anche alle piccole aziende?
Il workforce management funziona anche senza connessione a Internet?
Quanto dura l'introduzione di un software di workforce management?
La soluzione di workforce management è conforme al GDPR?
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