Registro presenze digitale – Registra e gestisci facilmente i viaggi di servizio
Gestisca il registro viaggi in digitale: conforme al GDPR, via app o NFC. Per servizi esterni, artigiani e assistenza. Richieda una demo e documenti ogni viaggio.
Che cosa rende una registrazione utilizzabile
Una documentazione dei viaggi vale se è completa, tempestiva e non modificabile a piacere. Per ogni singolo viaggio servono la data, il contachilometri all'inizio e alla fine, la destinazione con l'indirizzo, il motivo e il cliente visitato. Le deviazioni si annotano a parte.
I viaggi privati richiedono solo i chilometri, i tragitti casa-lavoro una breve nota. Proprio questa distinzione fra tre tipi di viaggio manca in quasi ogni foglio di calcolo – lì alla fine resta solo un totale di chilometri.
Registrato subito – è qui che il blocco di carta fallisce
Il motivo più frequente per cui una documentazione non regge non è un valore sbagliato, ma una lacuna. Chi compila il blocco a fine mese, a memoria, produce esattamente le cifre tonde e i giorni mancanti su cui si concentra un controllo.
Con Jobilino la registrazione nasce nel momento del viaggio – si avvia e si chiude come una timbratura, in pochi secondi, anche senza campo. Ciò che viene corretto in seguito resta visibile: il registro delle modifiche conserva il valore originario, la persona che lo ha cambiato e il momento.
Rimborso chilometrico e uso promiscuo dell'auto
Quando un dipendente usa la propria auto per una trasferta, il rimborso chilometrico si calcola sulle tabelle ACI. Perché sia riconosciuto e non tassato serve la prova del viaggio: data, percorso, destinazione e motivo. Senza documentazione il rimborso diventa contestabile.
Per l'auto aziendale concessa in uso promiscuo il fringe benefit si determina anch'esso sulle tabelle ACI, secondo le regole vigenti – la valutazione spetta al Suo consulente del lavoro, questa pagina non sostituisce una consulenza fiscale. Ciò di cui si occupa Jobilino è la parte che di solito manca: la registrazione completa dei viaggi.
GPS, protezione dei dati e rappresentanze sindacali
I dati di posizione dei dipendenti sono dati personali. Per questo Jobilino registra il percorso solo durante un viaggio in corso – è il dipendente ad avviarlo e a chiuderlo. Al di fuori di quella finestra non c'è alcuna localizzazione, nessun tracciamento continuo in sottofondo.
Le registrazioni risiedono su server nell'UE, l'accesso è basato sui ruoli e le foto legate a un viaggio sono raggiungibili solo dall'applicazione, non pubblicamente in rete. In Italia il controllo a distanza dell'attività lavorativa è regolato dall'art. 4 dello Statuto dei lavoratori: va concordato con le rappresentanze sindacali o autorizzato – pianifichi questo passaggio, invece di rimediare dopo.
Veicoli condivisi e conducenti che cambiano
Con un veicolo e un conducente fisso l'attribuzione è semplice. Il punto delicato è il veicolo condiviso fra tre squadre: lì per ogni viaggio deve risultare chi guidava – altrimenti non si attribuisce né il beneficio né un eventuale danno.
In Jobilino ogni viaggio appartiene al conducente collegato. Un veicolo può essere assegnato a persone precise; senza assegnazione resta aperto a tutti. Così nessuno registra per sbaglio sul furgone di un'altra squadra, e il sistema segnala per tempo le revisioni in scadenza.
In 4 passi al registro viaggi digitale con Jobilino
Dalla configurazione al primo rapporto di viaggio a prova di revisione – veloce, semplice e senza competenze informatiche.
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Creare i veicoli e assegnarli ai conducenti
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Avviare il viaggio – nell’app o automaticamente via GPS
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Aggiungere scopo, destinazione e chilometraggio
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Esportare il report mensile con il registro delle modifiche
Registrazione automatica dei viaggi
Registrare invece di digitare
Il percorso viene registrato in secondo piano durante la guida e il sistema ne calcola i chilometri. Chi preferisce l’inserimento manuale indica il chilometraggio iniziale e finale – entrambe le vie sono disponibili in parallelo.
Chilometraggio con prova fotografica
Prova invece che ricordo
A ogni viaggio si possono allegare fotografie, ad esempio del contachilometri alla consegna e alla restituzione. Le immagini sono protette e accessibili solo tramite l’applicazione – mai pubblicamente in rete.
Lavoro, uso privato o tragitto casa-lavoro
Tre tipi di viaggio, ben distinti
Ogni viaggio viene attribuito a un tipo. È esattamente la distinzione che l’amministrazione finanziaria si attende da un registro dei viaggi, ed è quella che manca nella maggior parte dei fogli Excel: lì alla fine resta solo un totale di chilometri.
Assegnare i veicoli in modo mirato
Chi può utilizzare quale veicolo
Un veicolo può essere assegnato a conducenti specifici; senza assegnazione resta a disposizione di tutti. Così nessuno registra per errore il furgone di un’altra squadra. Il sistema ricorda inoltre per tempo le revisioni in scadenza.
Registro delle modifiche per ogni viaggio
Le correzioni restano visibili
Se un viaggio viene modificato successivamente, resta registrato chi ha modificato quale valore e quando. Le aziende che non vogliono ammettere alcuna modifica revocano semplicemente questo diritto al gruppo utenti interessato.
Esportazione per commercialista e verifiche
Excel, CSV e PDF
Oltre ai viaggi, l’esportazione contiene il momento della registrazione e un foglio dedicato con tutte le modifiche successive – compresi i viaggi eliminati nel periodo selezionato.
Perché un registro viaggi digitale è indispensabile per i team mobili
I registri cartacei si perdono, vengono dimenticati o compilati a posteriori – circostanza che l'Agenzia delle Entrate e gli ispettori del lavoro riconoscono immediatamente. Per le aziende con commerciali, tecnici di assistenza, operatori socio-sanitari o squadre di pulizia ciò significa: nel dubbio, i costi di trasferta non vengono riconosciuti o le violazioni degli obblighi di registrazione vengono sanzionate. Un registro viaggi digitale con Jobilino colma questa lacuna: ogni viaggio viene registrato con data, punto di partenza, destinazione, chilometraggio, scopo del viaggio – direttamente tramite smartphone, chip NFC o terminale.
Tempestivo, non a fine mese
Un registro dei viaggi deve essere tenuto tempestivamente. Ricostruito a memoria a fine mese, è contestabile. La registrazione nel momento del viaggio risolve proprio questo – richiede pochi secondi e avviene dove il viaggio ha luogo.
Completo, non a campione
I viaggi mancanti sono il motivo più frequente per cui un registro viene respinto. Se la registrazione si avvia e si chiude come una timbratura, a fine mese non restano lacune che nessuno riesce più a ricostruire.
Verificabile, non dichiarato
Ciò che conta non è che nulla sia stato modificato, ma che ogni modifica sia ricostruibile. È quanto offre il registro: il valore originario, la persona che lo ha modificato e il momento.
Collegato alla rilevazione presenze
Viaggi e orari di lavoro si trovano nello stesso sistema. Un viaggio può fare riferimento all’intervento durante il quale è avvenuto – per l’analisi per cliente è la differenza tra due elenchi separati e un quadro unico.
Alla rilevazione presenze →Domande frequenti
Il rilevamento digitale delle presenze è utile per la fatturazione?
La rilevazione presenze online funziona anche senza Internet?
Jobilino offre anche la pianificazione dei turni?
Quale dispositivo è necessario come terminale?
I miei dipendenti vengono localizzati di continuo?
Quando una registrazione dei viaggi è utilizzabile?
Posso correggere un viaggio in un secondo momento?
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