Il settore delle pulizie pone alla rilevazione presenze requisiti che una soluzione da ufficio non soddisfa: molti piccoli oggetti invece di un’unica postazione, interventi che vanno da venti minuti a otto ore, elevato ricambio di personale, una quota consistente di collaboratori che sta ancora imparando la lingua del posto – e un committente che vuole una prova, non una rassicurazione. Ciò che funziona qui deve essere soprattutto rapido e senza prerequisiti.

Nessuna e-mail aziendale, nessun accesso complicato

Il primo ostacolo pratico nelle pulizie è banale e tuttavia decisivo: gli addetti alle pulizie di norma non hanno un indirizzo e-mail aziendale. I sistemi che ne richiedono uno falliscono già prima del primo giorno di lavoro – oppure viene creato un indirizzo collettivo e cinque persone finiscono per usare lo stesso account. Con Jobilino basta un numero di telefono; l’accesso può avvenire anche tramite un codice monouso, senza che nessuno debba ricordare una password. Non è un dettaglio di comodità, ma la condizione perché ogni persona abbia la propria registrazione – la base per una fatturazione corretta.

Per oggetto, non per giornata

Chi pulisce tre oggetti in mattinata non ha bisogno di un totale giornaliero, ma delle ore per oggetto. La soluzione più rapida è un tag NFC presso l’oggetto: si avvicina il telefono all’adesivo e il tempo scorre su quell’oggetto – senza sceglierlo da un elenco in cui, con ottanta voci, si sbaglia regolarmente. All’interno di un oggetto si possono definire piani, aree o singoli locali se vengono fatturati separatamente. Come funziona nel dettaglio lo illustra la pagina sulla rilevazione dei tempi per oggetto.

I tempi di spostamento tra un oggetto e l’altro

Il tragitto dal primo al secondo oggetto è orario di lavoro – e nei processi cartacei sfugge quasi sempre, perché nessuno lo annota. Al momento di timbrare l’uscita è quindi possibile scegliere “cambio sede” invece di “fine lavoro”. L’intervallo fino alla timbratura successiva viene registrato come tempo di spostamento e riportato separatamente nell’analisi, senza essere addebitato a un singolo cliente. Così diventa visibile una voce che finora veniva regalata oppure stimata forfettariamente.

La prova per il committente

Nelle gare d’appalto e in caso di reclamo non conta la fattura, ma la documentazione. Un tag NFC dimostra che qualcuno era fisicamente presso l’oggetto; se serve, dopo il check-in si apre la fotocamera, ad esempio per il marciapiede sgomberato o per lo stato dei luoghi prima dell’intervento. A fine mese la prova di pulizia digitale è pronta per ciascun cliente – ore per oggetto, suddivise per giorno e per persona, in PDF o in foglio di calcolo.

Chi verifica la qualità in modo sistematico può gestire i giri di controllo con modelli di verifica: una checklist per oggetto, fotografie, difetti registrati con scadenza di ricontrollo e, se desiderato, la firma del cliente direttamente sul tablet. Il rapporto chiuso viene archiviato in PDF.

La lingua è un problema di registrazione

In pochi altri settori lavorano così tante persone che stanno appena imparando la lingua del posto. Un’interfaccia che non viene compresa non produce errori: produce campi vuoti. L’app è quindi disponibile in 28 lingue e ciascuno imposta la propria. Toccare un tag NFC funziona comunque senza dover leggere. Maggiori informazioni nella pagina sulla rilevazione presenze multilingue.

Squadre, pause e il resto della quotidianità

  • Timbratura di squadra: un capo squadra può timbrare per il proprio team, se autorizzato – ogni persona riceve comunque la propria registrazione.
  • Pausa retribuita per cliente: dove è prevista una pausa retribuita, il credito può essere impostato per singolo cliente; il resto della pausa resta non retribuito.
  • Senza rete: in cantina o in autorimessa la timbratura NFC viene salvata sul dispositivo e trasmessa con l’orario effettivo non appena la connessione torna disponibile.
  • Uscita dimenticata: le registrazioni aperte vengono chiuse automaticamente e la correzione avviene tramite un inserimento tardivo tracciato.

Il passaggio

Iniziate con una squadra e due o tre oggetti, non con tutta l’azienda. Applicare i tag, associarli una volta sola, invitare i collaboratori – circa un minuto per oggetto. Lasciate i fogli cartacei in parallelo per una settimana e poi confrontate. Nella pratica i numeri divergono proprio dove finora si stimava: sugli interventi brevi e sui tempi di spostamento.

La rilevazione presenze per le pulizie può essere provata gratuitamente per 14 giorni – senza carta di credito e senza vincoli contrattuali.