Cosa significa "rilevazione presenze web-based"?

Rilevazione presenze web-based significa che le ore di lavoro non vengono più registrate su carta, in Excel o su un computer locale, ma tramite una web app nel browser. Le aziende possono così gestire le ore di lavoro online, in modo centralizzato e in tempo reale – che si trovino in ufficio, in cantiere o in trasferta.

I dipendenti possono registrare le proprie ore tramite:

  • Browser sul computer
  • Smartphone
  • Tablet
  • Terminale
  • Tag NFC (ad es. in cantiere o presso i clienti)

Tutti i tempi confluiscono immediatamente nel sistema e sono direttamente visibili in ufficio.

Perché sempre più aziende passano a sistemi di rilevazione presenze web-based?

Molte aziende hanno ancora questi problemi:

  • Fogli ore cartacei
  • Elenchi Excel
  • I tempi vengono inseriti in un secondo momento
  • Errori negli straordinari
  • Elevato onere per l'elaborazione paghe
  • Nessuna panoramica su progetti e dipendenti
  • I dipendenti lavorano in cantiere o in trasferta

Una rilevazione presenze web-based risolve esattamente questi problemi, perché tutto gira in un unico sistema centralizzato.

Vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze web-based

1. Accesso da ovunque
Può accedere alle ore di lavoro in qualsiasi momento tramite browser – in ufficio o in trasferta.

2. Nessuna installazione necessaria
Non è necessario installare alcun software. È sufficiente il login nel browser.

3. Ideale per i dipendenti mobili
Perfetto per edilizia, artigianato, pulizie, forza vendita esterna, assistenza, logistica o produzione.

4. Panoramica in tempo reale
Vede immediatamente:

  • Chi sta lavorando in questo momento
  • Chi è in pausa
  • Chi è in ferie
  • Chi sta lavorando su quale progetto

5. Meno lavoro amministrativo
Nessun foglio ore, nessun elenco Excel, nessuna post-elaborazione.

6. Export per l'elaborazione paghe
Le ore di lavoro possono essere esportate facilmente e trasmesse al consulente fiscale o all'elaborazione paghe.

Come funziona una rilevazione presenze web-based?

Il flusso è nella pratica molto semplice:

  1. Il dipendente apre la web app
  2. Clicca su Start
  3. Il lavoro inizia
  4. Clicca su Pausa o Stop
  5. L'orario di lavoro viene salvato automaticamente

Facoltativamente:

  • Selezionare il progetto
  • Selezionare l'attività
  • Aggiungere una nota
  • Caricare una foto
  • Approvazione da parte del responsabile

Per quali aziende è utile la rilevazione presenze web-based?

La rilevazione presenze web-based è particolarmente utile per le aziende con:

Ovunque i dipendenti non trascorrano l'intera giornata in ufficio.

Rilevazione presenze web-based e GDPR

Un tema importante è la rilevazione presenze conforme al GDPR. I moderni sistemi web-based offrono:

  • Server nell'UE
  • Ruoli & permessi
  • Accesso solo per le persone autorizzate
  • Registro delle modifiche
  • Export per autorità e verifiche
  • Conservazione sicura delle ore di lavoro

In questo modo le aziende sono al sicuro anche dal punto di vista legale.