Time Tracking Construction – Digitally Record, Assign and Evaluate Construction Site Hours

On the construction site, two things matter: that work gets done – and that the hours are correct. Yet in most construction companies, the office only finds out on Friday what actually happened during the week. Jobilino puts an end to paper timesheets, Excel spreadsheets and after-the-fact guesswork. Your employees record working hours directly via app or NFC on the construction site – site-specific, project-related and in real time. The office immediately has the data for payroll accounting, post-calculation and regulatory documentation.

GDPR-compliant
Ready to go in just a few minutes
Offline-capable on every construction site

Zeiterfassung per App, NFC oder Terminal

Mitarbeiter stempeln sich direkt auf der Baustelle ein und aus – per Smartphone-App, NFC-Tag oder stationärem Terminal. Schnell, einfach und ohne Papierkram.

Kolonnenerfassung durch den Polier

Der Polier oder Kolonnenführer kann die Arbeitszeiten seiner gesamten Kolonne über ein einziges Gerät erfassen – kein eigenes Smartphone je Bauarbeiter notwendig.

Baustellengenaue Projektzuordnung

Jede Stunde wird beim Einstempeln direkt der richtigen Baustelle, dem richtigen Los oder Gewerk zugeordnet – automatisch, ohne manuellen Aufwand im Büro.

The problem

Time Tracking in Construction: Why Most Systems Fail on the Job Site

Construction sites are not offices. There is no time clock at the entrance, no stable Wi-Fi and no employees sitting at a desk. Yet the same statutory obligations for recording working hours apply – as do the same commercial requirements for post-calculation and accurate billing. What happens in practice: timesheets are filled out from memory on Friday evening, Excel spreadsheets produce formula errors, subcontractor hours go unmonitored and the next regulatory inspection reveals an incomplete record of working hours. This costs construction companies not only their nerves – it costs real money.

Stundenzettel werden aus dem Gedächtnis ausgefüllt – Arbeitszeiten auf der Baustelle sind ungenau und kaum nachweisbar
Papierrapporte gehen verloren, sind unleserlich oder kommen tagelang nicht im Büro an
Excel-Listen produzieren Formelfehler, überschriebene Zellen und Datenverluste
Stunden werden pauschal erfasst – ohne Zuordnung zu Baustellen, Projekten oder Losen
Subunternehmer-Zeiten werden nicht unabhängig erfasst – Rechnungsprüfung ist Glückssache
Bei Behördenkontrollen auf der Baustelle fehlt ein lückenloser, prüfbereiter Arbeitszeitnachweis
Die Lohnverrechnung braucht jede Woche Stunden für Korrekturen, Rückfragen und manuelle Nacharbeit
Nachkalkulationen sind unbrauchbar, weil niemand weiß, wie viele Stunden pro Projekt wirklich angefallen sind

The solution

The Solution: Digital Time Tracking in Construction with Jobilino

Jobilino is the digital time-tracking solution for construction companies – built for the reality of the job site. Employees clock in and out directly via app or NFC, foremen record the entire crew through a single device, and hours are automatically assigned to the correct site and the correct project. The system works offline, stores all data locally and synchronises automatically. The office has a complete, real-time overview – across all sites, all employees and all hours. Payroll accounting, post-calculation and regulatory documentation are based on clean, verified data rather than estimates and paper.

Offline-fähig – gebaut für die Baustelle

Kein stabiles Netz? Kein Problem. Jobilino speichert alle Buchungen lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.

Subunternehmer im selben System erfassen

Eigene Mitarbeiter und Subunternehmer werden in einem System erfasst – mit getrennter Kennzeichnung, für volle Transparenz bei Rechnungsprüfung und Behördenkontrollen.

Digitaler Bautagesbericht

Arbeitszeiten und Kolonnenstärken fließen automatisch in den digitalen Bautagesbericht ein. Witterung, Behinderungen und Fotos werden direkt ergänzt – der Tagesbericht ist täglich vollständig.

Überstunden, Schlechtwetter und Sonderzeiten

Verschiedene Arbeitszeitarten – reguläre Arbeitszeit, Überstunden, Schlechtwetterstunden, Warte- und Bereitschaftszeiten – werden separat gebucht und korrekt ausgewertet.

Auswertung und Export auf Knopfdruck

Fertige Berichte für Lohnverrechnung, Nachkalkulation und Controlling – gefiltert nach Baustelle, Mitarbeiter, Projekt oder Zeitraum. Ohne Pivot, ohne SVERWEIS, ohne Nacharbeit.

How it works

How Digital Time Tracking in Construction Works with Jobilino

Baustellen, Projekte und Teams anlegen

Legen Sie Ihre Baustellen, Lose, Gewerke und Mitarbeiter in Jobilino an – einmalig, in wenigen Minuten. Subunternehmer können im selben System angelegt werden.
Mitarbeiter stempeln sich auf der Baustelle ein

Beim Arbeitsbeginn stempeln sich Mitarbeiter per App, NFC oder Terminal ein. Die Arbeitszeit wird automatisch der richtigen Baustelle und dem richtigen Projekt zugeordnet.
Zeiten laufend erfassen – auch offline

Beginn, Ende, Pausen und Sonderzeiten werden digital dokumentiert. Auf Baustellen ohne Netz speichert die App alle Daten lokal und synchronisiert automatisch.
Polier erfasst die Kolonne

Der Polier kann die Zeiten seiner gesamten Kolonne über ein Gerät stempeln – praktisch auf Baustellen, wo nicht jeder Arbeiter ein eigenes Smartphone nutzt.
Auswertung im Büro – in Echtzeit

Das Büro sieht alle Baustellenstunden gesammelt im Dashboard – nach Baustelle, Projekt, Mitarbeiter oder Zeitraum filterbar, exportierbar und direkt für Lohn und Nachkalkulation nutzbar.

Your benefits

Arbeitszeiten werden live auf der Baustelle erfasst – nicht am Freitagabend aus dem Gedächtnis
Jede Stunde ist automatisch der richtigen Baustelle und dem richtigen Projekt zugeordnet
Kolonnenerfassung durch den Polier – kein eigenes Gerät je Bauarbeiter nötig
Offline-fähig – funktioniert auch auf Baustellen ohne stabiles Mobilfunknetz
Eigene Mitarbeiter und Subunternehmer in einem System – mit voller Transparenz
Lückenloser Arbeitszeitnachweis – standhält bei jeder Behördenkontrolle
Nachkalkulation auf Basis echter Projektstunden statt auf Schätzungen
Lohnverrechnung in einem Bruchteil der bisherigen Zeit – ohne Korrekturen und Rückfragen
Digitaler Bautagesbericht mit automatischer Zeitübernahme – kein doppelter Aufwand
Kein Excel, kein Papier, kein IT-Projekt – Einstieg in wenigen Stunden

For whom

Which Construction Companies Is Jobilino Suitable For?

Jobilino is suitable for construction and construction-related trade businesses of any size – from a five-person operation to a general contractor with a subcontractor structure. Typical sectors include structural engineering, civil engineering, road construction, shell construction and fit-out, drywall, electrical engineering, plumbing and HVAC businesses, as well as construction-related trades such as painters, floor layers, roofers or scaffolders. Particularly beneficial for companies with changing job sites, crew-based work, subcontractor deployment and a desire to leave paper and Excel behind for good.

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Try Jobilino free of charge and experience how simple time tracking on the construction site can be. No timesheets. No Excel. No rework. Accurate times, directly from the job site – from day one.

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GDPR-compliant

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Bau

Is time tracking legally required in the construction industry?

Yes. The Austrian Working Time Act (AZG) obliges employers to record the start, end and duration of daily working hours for every employee – regardless of the place of work. On construction sites, the additional factor is that regulatory inspections can take place at any time and the employer must be able to present a complete record of working hours immediately. Violations can be penalised with administrative fines of up to €2,180 per employee.

How does digital time tracking work on a construction site?

Employees clock in and out directly on the construction site via a smartphone app or NFC tag. Working time is automatically assigned to the correct construction site, the correct project and the correct lot. All data is instantly visible in the office – without paper, without manual transfer and without any waiting time.

Does time tracking work without an internet connection on the construction site?

Yes. Jobilino is fully offline-capable. All entries are stored locally on the device and synchronised automatically as soon as mobile data or Wi-Fi becomes available again. No entry is ever lost – not even in basements, deep construction sites or areas without a stable network.

Can the site foreman record the hours of his entire crew?

Yes. In Jobilino, a site foreman or crew leader can record the working hours of all employees in his crew using a single device. This is particularly practical on construction sites where not every construction worker has or should have their own smartphone.

Can hours be assigned directly to construction sites and projects?

Yes. When clocking in, the employee or foreman selects the correct construction site, the correct lot or trade. Working time is assigned automatically – serving as the basis for project-accurate post-calculation, correct client billing and clean internal control.

Can subcontractor hours be recorded in the same system?

Yes. Your own employees and subcontractors are recorded in Jobilino within the same system, but clearly marked as distinct from one another. This gives you full transparency over all hours on your construction sites – internal and external – and allows you to verify subcontractor invoices directly against actually recorded hours.

What does digital time tracking in construction cost compared to Excel?

Jobilino costs just a few euros per employee per month. Excel may have no licence costs, but it creates high hidden costs: hours spent on manual preparation, errors in payroll processing, missing documentation during authority inspections and unusable post-calculations. Most construction companies save several hours of office work per week with digital time tracking.

How quickly is Jobilino ready to use on the construction site?

As a rule, Jobilino is set up within half a working day. Construction sites and employees are created, the app is rolled out – and from the next working day your employees record their hours directly via the app. No IT project, no weeks-long implementation, no training required.